九乡新闻网脚上长鸡眼图片:办公技巧小便笺！很实用
来源：百度文库 编辑：九乡新闻网 时间：2024/07/15 00:54:01
办公技巧小便笺！很实用！2007-08-28 22:39
如果想准确调整行间距，可再次选择“拼音指南”中的“设置”命令，打开“拼音属性”对话框，切换到“字体”选项卡，把字号设置大一点，确定后行间距就会相应增大，反之则减小。
■Word2003：快速输入ABCD
在使用word制作有四个选项的选择题的试卷时，在第一个选项前输入Z，在第二个选项前ZZ，在第三个选项前输入ZZZ，在第四个选项前输入ZZZZ。然 后在试卷制作完成后，使用“查找替换”功能先后把zzzz、zzz、zz、z分别替换成A、B、C、D（注意此处的先后顺序不能反）。
■Word2003：巧妙插入工具栏上按钮图标
在word的文档中，我们如果要插入工具栏上的按钮图标，可以用如下方法：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，调出自定义对话框，在保证自定义对话框不 关闭的情况下，在要插入的图标按钮上单击右键，选择“复制按钮图像”命令，接着关闭“自定义”对话框，将光标定位到要插入图标的地方，单击右键选择“粘 贴”即可。
■Word2003：用定位快速填表
如果word文档里面有多个表格，分布在不同的页面，拖曳滚动条寻找各个表格速度慢，还容易遗漏需要填写的表格。这时不妨使用word自带的定位表格功能，执行“编辑－定位”命令，在“定位目标”中选择“表格”项，然后点击“下一处”按钮就可以依次找到要填写的表格了。
■Word2003：隐藏图片加速屏幕滚动
浏览较长的word文档时，我们经常需要滚动屏幕，如果该文档中包含的图片过多，会影响滚动速度。此时可以用如下方法操作：在页面视图中点击“工具”菜单 中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡，接着选中“图片框”复选框，去掉“图形”复选框前的钩即可隐藏图片。若要显示图片，使用相反操作。
■Word2003：附带背景的打印
有时候，需要把word文档中的背景了附带打印出来，这个是如何实现的呢？方法如下：在打开的文档中点击“文件→打印→选项”，在弹出的打印对话框中，勾选“背景色和图像按钮”，点击“确定”即可。
■EXCEL2003：制作能够自动更新标题日期的工作表
在日常处理数据工作中，一般习惯于通过在一些已有的模板或者工作表基础上，创建新的文件来提高工作效率。但是使用这些源文件时，往往会修改其中的一些不适合内容，特别是这些文件的标题中包含的日期，如2007年4月份各部门交接商品明细表，而到5月份时则必须进行修改。
针对这个问题，可以在存储标题的单元格输入以下公式：=YEAR(TODAY())&”年”＆MONTH(TODAY())&”月份各部门交接商品明细表”，这样在5月份打开表时，标题中的日期会自动更新为新年份、月份，而不会出现错误了。
■EXCEL2003：在同一单元格内应用不同格式
在编辑excel时，可能需要将同一个单元格内的不同部分应用不同的格式，但是一般情况下只能应用一种格式。对于这种情况，可以采取下列方法：首先确定单 元格中内容是不是“文本”型，如果不是则右击单元格，选择右键菜单中的“设置单元格格式”命令中的“数值”选项卡，将此单元格设置为“文本”型。然后选定 单元格中需要修改格式的部分内容，按下“ctrl+1”组合键，即可弹出“单元格格式”对话框，就可以任意设置选定内容的字体、颜色等格式了。
■EXCEL2003：巧妙移动表格行
在编辑表格时，有时需要调整表格行的位置。下面介绍两个比较实用的方法，假设要把工作表的第9行移到到第5行，操作如下：
方法1：选中第9行，把鼠标指向第9行的上边缘，当指针变为双十字箭头（这是移动指针的形状）时，按住“shfit”键，同时按住左键向上拖动鼠标。如果 是要向下移动，请向下拖动鼠标。在拖动过程中，会出现一条虚线，当虚线到达第5行上边缘时，屏幕上出现“5：5”的提示。此时，松开鼠标左键，即可完成行 移动。
方法2：将插入点置于第9行的任意一个单元格内。按住“alt+shift”组合键，然后按“↑”键可使该行在表格内向上移动，按“↓”键可使该行向下移动。
■EXCEL2003：让数值的单元自动输入
在记账时，经常要在固定的表格中输入“X张”、“Y把”和“Z套”等物品单位，每次输入数值后还要再输入单位，实在累人。下面介绍一个简单方法，操作如 下：首先选中需要输入数据的单元格区域，接着单击“格式→单元格”命令，在弹出的对话框中切换到“数字”选项卡，选中“分类”列表中的“自定义”项，然后 在“类型”中输入：“[=1]G/通用格式”张”;[=6]G/通用格式”把”;G/通用格式”套””，最后单击“确定”按钮即可。
Word2003：快速删除页眉横线
在编辑word文档时，常需要在文档中添加页眉页脚，但此时word会自动在文字下方加一横线。我们想去掉这根横线，有两种方法可快速删除页眉横线。
方法一：双击页眉区域，出现页眉编辑虚线框，在菜单“编辑→清除”下找到“格式”项，单击，则页眉中的横线消失，只留下文字信息。想要恢复横线，点击“编辑”菜单的撤销键入即可。
方法二：双击页眉区域后，点击“格式→边框和底纹”，在“边框”标签页中的左侧的边框“设置”中点击“无”，在右边找到“应用于”组合框，选择“段落”，点击“确定”命令按钮，则页眉中的横线消失。
Word2003：调整插入数学公式引起的行间距增大
有时候我们要在word文档中插入数学公式，此时你会发现，即使你插入的是单行的公式（即：公式中不包含分式或上、下标等多行的模板），这一行和其他行的行间距也往往要比其他部分大很多，显得很不美观。
如果你插入的是单行的公式，而且设置了统一的行间距仍不能使行间距恢复正常，可以按下面的方法调整：依次点击菜单“格式→段落”，打开“格式”对话窗口， 选择“间距和缩进”选项卡，在间距一栏里取消“如果定义了文档网格，则对齐文档网格”复选框前的对勾。点击“确定”后一般就可以恢复正常的行间距了。
■Word2003/2007：在word中快速重复输入
当刚刚在word中输入完成相关的内容后，同时按下“Alt+Enter”组合键，那么刚才输入的内容会被自动复制一遍，相当于复制粘贴后的重复粘贴，或者也可以按下F4键实现同样的效果。应当说，这个功能在表格操作中的优越性是非常明显的。
如果上一步操作是图形，例如使用绘图工具画出的几何图形，那么“Alt+Enter”或“F4”的操作相当于快速复制多个图形，但如果插入的是图片或艺术字，那么在使用这个方法时会出现之前的对话框，而不是直接复制刚才绘制出来的图形。
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■Word2003/2007：让稿纸中的文档标题居中
经常利用word进行稿纸打印处理的朋友一定碰到过这样一个问题：在用word2003的稿纸加载项进行稿纸文档编辑时，要让生成的稿纸标题居中，直接点击工具栏上的“居中”按钮将无法实现。
其实这可以间接地实现，直接在水平标尺上拖动首行缩进或悬挂缩进按钮至居中位置即可。利用拖动标尺来实现居中相对来说不太好控制，而在word2007的稿纸文档中，可以直接拖动鼠标选中标题文本，然后在自动弹出的快捷菜单中点击“向右缩进”直到居中为止。
■Word2003：自动调整表格文字大小
Word2003表格具有自动调整文字大小的功能，实现过程如下：
1、选择word2003表格中需要自动调整字号的单元格区域。
2、在“表格”菜单中，单击“表格属性”命令。
3、单击“单元格”选项卡，再单击“选项”按钮。
4、选中“适应文字”复选框，单击“确定”按钮。
5、单击“确定”按钮。
然后，当你在进行上述设置的单元格内键入文本时，word2003将在视觉上缩减字符的大小，以便在单元格中键入的所有文字可以适应列宽。键入的文字越多，在屏幕上显示的字体就越小，但实际的字号并不改变。
■Word2003：隐藏试卷答案
很多老师都在制作试卷的同时会附上答案，如果不小心泄露出去，会引起教学事故。有三个解决办法能将答案隐藏起来。
方法1：选中答案，然后从“格式”菜单下打开“字体”对话框，在“效果”小节下勾选“隐藏文字”复选项即可。
方法2：选中需要隐藏的文字，按下“ctrl+shift+H”组合键即可迅速隐藏文字。
方法3：从“工具”菜单下打开“自定义”对话框，在“命令”选项页中的“类别”中选择“格式”项，然后在右侧对应的“命令”中找到“隐藏”命令，将之拖到工具栏任意位置处，以后需要使用时只要用鼠标直接点击就可以了。
如果需要查看被隐藏的内容，只需要单击工具栏上的“显示/隐藏编辑标识”按钮就可以了，这些内容的底部会增加一条虚线的下划线以示区别。此外，默认设置下隐藏的答案，预览时不会被显示，也不会被打印出来。如果需要将答案打印出来，按下“ctrl+P”组合键打开“打印”对话框，在“打印文档的附加信息”小节下选中“隐藏文字”复选项即可。
■word2003：让文档自动滚动
在查看很长的文档时，一般都会用到鼠标的滚轮。其实word中有一个“自动滚动”的功能，比鼠标的滚轮好用。
单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在弹出的对话框中切换到“命令”选项卡，选中“类别”列表框中的“工具”选项，接着再选中“命令”列表框中的“自动滚动”选项，然后再把该选项用鼠标拖放到工具栏的任意处即可。
以后当要查看文档时，单击一下“自动滚动”按钮即可让页面滚动，这时的鼠标变成一个上下的双向箭头，上下移动鼠标可以控制滚动速度的快慢。
■■word2003：快速输入学生信息
在输入学生的相同信息时，如性别，有个快捷的方法：首先按住Ctrl键，在所选择的单元格上拖动或单击，这样就把所有性别为女的单元格选中了。
接着输入一个“女”字，然后按组合键Ctrl+Enter，就可以一次输入所有相同的性别。同样的道理，就能一次性输入所有学生的信息。
■word2003：调整汉字与字母的间距
用word编写文章时，中文和英文之间会有一小段空格隔开，这是因为word会自动调整中、英文间的间距。如果想关闭该功能，方法如下：首先选中全文，单 击“格式→段落→中文版式”命令，在“中文版式”选项卡中，取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项 左边复选框中的钩即可。
■Word2003：快速排序文字
办公中，不时会碰到对人员名单或产品名单按照拼音或日期进行排序的情况。最简单的方法是首先选中要排序的文字，然后点击word菜单栏上的“表格－排序” 命令，在弹出的对话框中，可以选择“拼音”或“日期”，接着选择按照“升序”还是“降序”进行排序，选好后单击“确定”即可快速排序文字了。
■Word2003：重复打印多页表格标题
在日常办公中，我们经常要用word制作一些具有相同标题的多张同样表格，如果在每页都制作一个相同标题，就会大大降低办公效率。
首先选中表格的标题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”命令，这样，当你预览或打印文件时，就会发现每一页的表格都有了相同的标题。使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
■Word2003：撤消自动套用的格式
在写文章时，会经常出现一些自动套用格式的现象，如自动编号、自动缩进等。如果快速撤消这些自动套用的格式呢？使用快捷键是一个较快的办法，操作如下： 1、将光标定位在段落的末尾，按下快捷键Ctrl＋Q，可以去除段落的附加样式；2、回车后自动套用了格式，按下快捷键Ctrl+Z，可以即时撤消套用的 格式。
如果想准确调整行间距，可再次选择“拼音指南”中的“设置”命令，打开“拼音属性”对话框，切换到“字体”选项卡，把字号设置大一点，确定后行间距就会相应增大，反之则减小。
■Word2003：快速输入ABCD
在使用word制作有四个选项的选择题的试卷时，在第一个选项前输入Z，在第二个选项前ZZ，在第三个选项前输入ZZZ，在第四个选项前输入ZZZZ。然 后在试卷制作完成后，使用“查找替换”功能先后把zzzz、zzz、zz、z分别替换成A、B、C、D（注意此处的先后顺序不能反）。
■Word2003：巧妙插入工具栏上按钮图标
在word的文档中，我们如果要插入工具栏上的按钮图标，可以用如下方法：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，调出自定义对话框，在保证自定义对话框不 关闭的情况下，在要插入的图标按钮上单击右键，选择“复制按钮图像”命令，接着关闭“自定义”对话框，将光标定位到要插入图标的地方，单击右键选择“粘 贴”即可。
■Word2003：用定位快速填表
如果word文档里面有多个表格，分布在不同的页面，拖曳滚动条寻找各个表格速度慢，还容易遗漏需要填写的表格。这时不妨使用word自带的定位表格功能，执行“编辑－定位”命令，在“定位目标”中选择“表格”项，然后点击“下一处”按钮就可以依次找到要填写的表格了。
■Word2003：隐藏图片加速屏幕滚动
浏览较长的word文档时，我们经常需要滚动屏幕，如果该文档中包含的图片过多，会影响滚动速度。此时可以用如下方法操作：在页面视图中点击“工具”菜单 中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡，接着选中“图片框”复选框，去掉“图形”复选框前的钩即可隐藏图片。若要显示图片，使用相反操作。
■Word2003：附带背景的打印
有时候，需要把word文档中的背景了附带打印出来，这个是如何实现的呢？方法如下：在打开的文档中点击“文件→打印→选项”，在弹出的打印对话框中，勾选“背景色和图像按钮”，点击“确定”即可。
■EXCEL2003：制作能够自动更新标题日期的工作表
在日常处理数据工作中，一般习惯于通过在一些已有的模板或者工作表基础上，创建新的文件来提高工作效率。但是使用这些源文件时，往往会修改其中的一些不适合内容，特别是这些文件的标题中包含的日期，如2007年4月份各部门交接商品明细表，而到5月份时则必须进行修改。
针对这个问题，可以在存储标题的单元格输入以下公式：=YEAR(TODAY())&”年”＆MONTH(TODAY())&”月份各部门交接商品明细表”，这样在5月份打开表时，标题中的日期会自动更新为新年份、月份，而不会出现错误了。
■EXCEL2003：在同一单元格内应用不同格式
在编辑excel时，可能需要将同一个单元格内的不同部分应用不同的格式，但是一般情况下只能应用一种格式。对于这种情况，可以采取下列方法：首先确定单 元格中内容是不是“文本”型，如果不是则右击单元格，选择右键菜单中的“设置单元格格式”命令中的“数值”选项卡，将此单元格设置为“文本”型。然后选定 单元格中需要修改格式的部分内容，按下“ctrl+1”组合键，即可弹出“单元格格式”对话框，就可以任意设置选定内容的字体、颜色等格式了。
■EXCEL2003：巧妙移动表格行
在编辑表格时，有时需要调整表格行的位置。下面介绍两个比较实用的方法，假设要把工作表的第9行移到到第5行，操作如下：
方法1：选中第9行，把鼠标指向第9行的上边缘，当指针变为双十字箭头（这是移动指针的形状）时，按住“shfit”键，同时按住左键向上拖动鼠标。如果 是要向下移动，请向下拖动鼠标。在拖动过程中，会出现一条虚线，当虚线到达第5行上边缘时，屏幕上出现“5：5”的提示。此时，松开鼠标左键，即可完成行 移动。
方法2：将插入点置于第9行的任意一个单元格内。按住“alt+shift”组合键，然后按“↑”键可使该行在表格内向上移动，按“↓”键可使该行向下移动。
■EXCEL2003：让数值的单元自动输入
在记账时，经常要在固定的表格中输入“X张”、“Y把”和“Z套”等物品单位，每次输入数值后还要再输入单位，实在累人。下面介绍一个简单方法，操作如 下：首先选中需要输入数据的单元格区域，接着单击“格式→单元格”命令，在弹出的对话框中切换到“数字”选项卡，选中“分类”列表中的“自定义”项，然后 在“类型”中输入：“[=1]G/通用格式”张”;[=6]G/通用格式”把”;G/通用格式”套””，最后单击“确定”按钮即可。
Word2003：快速删除页眉横线
在编辑word文档时，常需要在文档中添加页眉页脚，但此时word会自动在文字下方加一横线。我们想去掉这根横线，有两种方法可快速删除页眉横线。
方法一：双击页眉区域，出现页眉编辑虚线框，在菜单“编辑→清除”下找到“格式”项，单击，则页眉中的横线消失，只留下文字信息。想要恢复横线，点击“编辑”菜单的撤销键入即可。
方法二：双击页眉区域后，点击“格式→边框和底纹”，在“边框”标签页中的左侧的边框“设置”中点击“无”，在右边找到“应用于”组合框，选择“段落”，点击“确定”命令按钮，则页眉中的横线消失。
Word2003：调整插入数学公式引起的行间距增大
有时候我们要在word文档中插入数学公式，此时你会发现，即使你插入的是单行的公式（即：公式中不包含分式或上、下标等多行的模板），这一行和其他行的行间距也往往要比其他部分大很多，显得很不美观。
如果你插入的是单行的公式，而且设置了统一的行间距仍不能使行间距恢复正常，可以按下面的方法调整：依次点击菜单“格式→段落”，打开“格式”对话窗口， 选择“间距和缩进”选项卡，在间距一栏里取消“如果定义了文档网格，则对齐文档网格”复选框前的对勾。点击“确定”后一般就可以恢复正常的行间距了。
■Word2003/2007：在word中快速重复输入
当刚刚在word中输入完成相关的内容后，同时按下“Alt+Enter”组合键，那么刚才输入的内容会被自动复制一遍，相当于复制粘贴后的重复粘贴，或者也可以按下F4键实现同样的效果。应当说，这个功能在表格操作中的优越性是非常明显的。
如果上一步操作是图形，例如使用绘图工具画出的几何图形，那么“Alt+Enter”或“F4”的操作相当于快速复制多个图形，但如果插入的是图片或艺术字，那么在使用这个方法时会出现之前的对话框，而不是直接复制刚才绘制出来的图形。
。
■Word2003/2007：让稿纸中的文档标题居中
经常利用word进行稿纸打印处理的朋友一定碰到过这样一个问题：在用word2003的稿纸加载项进行稿纸文档编辑时，要让生成的稿纸标题居中，直接点击工具栏上的“居中”按钮将无法实现。
其实这可以间接地实现，直接在水平标尺上拖动首行缩进或悬挂缩进按钮至居中位置即可。利用拖动标尺来实现居中相对来说不太好控制，而在word2007的稿纸文档中，可以直接拖动鼠标选中标题文本，然后在自动弹出的快捷菜单中点击“向右缩进”直到居中为止。
■Word2003：自动调整表格文字大小
Word2003表格具有自动调整文字大小的功能，实现过程如下：
1、选择word2003表格中需要自动调整字号的单元格区域。
2、在“表格”菜单中，单击“表格属性”命令。
3、单击“单元格”选项卡，再单击“选项”按钮。
4、选中“适应文字”复选框，单击“确定”按钮。
5、单击“确定”按钮。
然后，当你在进行上述设置的单元格内键入文本时，word2003将在视觉上缩减字符的大小，以便在单元格中键入的所有文字可以适应列宽。键入的文字越多，在屏幕上显示的字体就越小，但实际的字号并不改变。
■Word2003：隐藏试卷答案
很多老师都在制作试卷的同时会附上答案，如果不小心泄露出去，会引起教学事故。有三个解决办法能将答案隐藏起来。
方法1：选中答案，然后从“格式”菜单下打开“字体”对话框，在“效果”小节下勾选“隐藏文字”复选项即可。
方法2：选中需要隐藏的文字，按下“ctrl+shift+H”组合键即可迅速隐藏文字。
方法3：从“工具”菜单下打开“自定义”对话框，在“命令”选项页中的“类别”中选择“格式”项，然后在右侧对应的“命令”中找到“隐藏”命令，将之拖到工具栏任意位置处，以后需要使用时只要用鼠标直接点击就可以了。
如果需要查看被隐藏的内容，只需要单击工具栏上的“显示/隐藏编辑标识”按钮就可以了，这些内容的底部会增加一条虚线的下划线以示区别。此外，默认设置下隐藏的答案，预览时不会被显示，也不会被打印出来。如果需要将答案打印出来，按下“ctrl+P”组合键打开“打印”对话框，在“打印文档的附加信息”小节下选中“隐藏文字”复选项即可。
■word2003：让文档自动滚动
在查看很长的文档时，一般都会用到鼠标的滚轮。其实word中有一个“自动滚动”的功能，比鼠标的滚轮好用。
单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在弹出的对话框中切换到“命令”选项卡，选中“类别”列表框中的“工具”选项，接着再选中“命令”列表框中的“自动滚动”选项，然后再把该选项用鼠标拖放到工具栏的任意处即可。
以后当要查看文档时，单击一下“自动滚动”按钮即可让页面滚动，这时的鼠标变成一个上下的双向箭头，上下移动鼠标可以控制滚动速度的快慢。