芜湖伊顿津桥怎么样:许昌档案信息网

   许昌市档案局 田红敏

    [内容提要] 本文针对目前数码照片归档整理中存在的突出问题，紧密结合基层工作实际，从具体操作的层面，明确提出了数码照片的归档范围和基本要求，详细指出了市县级机关单位做好拍摄数码照片归档整理各环节工作，包括收集积累、鉴定、分类编号、编制目录、刻制光盘、装盒保存等的方法与措施。

     随着计算机、数码相机的普及和应用，各单位形成了大量的数码照片。但是，如何整理这些数码照片，国家尚没有出台明确的规范要求。就笔者所在的市、县级机关单位来看，数码照片的归档整理工作存在较多问题。大多单位只是冲洗出纸质照片，按照传统照片的整理方法进行了简单的整理（没有底片）。而对数码照片，有的单位只是在拍摄完毕后将其转存于计算机上，也有的单位为防止电脑故障，及时刻盘备用，但普遍没有进行筛选整理，缺少必要的照片说明和目录索引，不能有效保管和方便利用。笔者试根据个人的工作实践，就市、县级机关单位如何做好拍照数码照片的归档整理工作，谈一些粗浅的认识和具体的方法措施，敬请各位专家和同行批评指正。

     整理数码照片，既要考虑其照片的特性，必须有简明准确的文字说明，让后来人也能看得明白，还要考虑其电子数据的特性，保证数码照片档案的原始性、真实性、完整性、有效性，有利于保管和提供利用。为保证数码照片归档整理工作的顺利开展，必须落实有关部门和人员包括摄影者、形成部门、档案部门等的责任，明确数码照片的归档范围和要求，分工协作，相互配合支持。根据摄影者和形成部门熟悉数码照片的内容、档案部门熟悉档案工作的原则与方法，以及市、县以下基层机关单位普遍是档案员承担立卷归档任务的实际，宜由摄影者和形成部门负责数码照片的收集积累、初步筛选、编写文字说明和及时向本单位档案部门移交的工作，档案部门和档案员负责数码照片的鉴定、分类编号、编制照片文件目录和光盘目录、刻制光盘、装盒保存等整理归档工作。

    一、要明确数码照片的归档范围和基本要求

    凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属归档范围。主要有：反映本单位主要职能活动、工作成果和荣誉的数码照片；上级领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的数码照片；本单位组织或参加的重大活动、重要接待、重大事件处理的数码照片；本单位召开的重要会议的数码照片；反映本单位工程项目奠基仪式、竣工典礼的数码照片等等。

对归档数码照片的基本要求主要有：

   1、对归档的数码照片，拍摄时，数码图像尺寸“宜大不宜小”，像素数应在300万以上，确保数码照片图像的清晰度。

   2、归档的数码照片应是原件，不得对应归档的数码图像进行技术修改，剪切版和修改版不能作为档案保存。同时，数码照片归档时，应统一将其转换成通用格式JPEG（拍摄数码照片）、TIFF（扫描照片）。应确保数码照片的原始性、真实性、完整性、有效性。

   3、对归档的数码照片，每一组、每一张都应有简明概括、准确反映照片基本内容的文字说明。文字说明要尽可能体现时间、地点、人物、事由，保证后来人查阅利用时都能明白照片图像的基本内容，不在重走“寻找老照片背后故事”的老路。

   4、对重要的数码照片，应同时冲洗出纸质照片归档。归档的纸质数码照片与传统照片档案合并整理，应标明其对应数码照片的档号，格式为：全宗号 — 光盘号 --数码照片号。

   二、摄影者和形成部门要认真做好应归档数码照片的收集积累和初步整理工作，保证数码照片的原始性、真实性、完整性、有效性。每次活动拍摄的数码照片，应在活动结束 2周以内按要求向本单位档案部门移交。具体可采取以下方法：

   1、每次拍摄结束存入电脑时，都新建一个以本次拍摄照片基本内容为名称的文件夹来存放本次活动拍摄的照片，名称要简明、概括。如许昌市档案局2006年2月24日召开全市档案工作会议时拍摄的数码照片，应存放在许昌市档案局全宗“20060224全市档案工作会议照片”的文件夹内。

   2、初步筛选，剔除多余重复的照片。一般来说，对重要的人物、场面，摄影者普遍是要多拍几张，特别是用数码相机拍摄时更是如此，以留下选择的余地。数码照片存入电脑后，要认真比较同一场景、人物的多张照片，如连续多次拍摄的同一集体合影，留下一张最好的，其余的全部删除。，以免鱼目混珠。这样，利用起来更快捷、准确。

   3、为留存的照片添加文字说明。可采取重命名的方式，编写出简明概括、准确反映照片基本内容的文字说明作为每张照片的名称，或者用照片所在文件夹名称基础上的补充说明（能够简要说明照片内容）作为每张照片的文件名。

   4、按要求及时向本单位档案部门移交。每次活动拍摄的数码照片，应在本次活动拍摄结束2周以内完成初步筛选和文字说明的编写工作，并向本单位档案部门移交。移交可通过网络或拷贝的方式进行，它不改变形成部门原先保存数码照片的位置。这样，既不影响形成部门当前的使用，也便于档案部门及早进一步整理归档。

    三、档案部门应对数码照片的形成积累过程进行指导和帮助，按照《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》等国家标准的要求，切实做好数码照片档案的鉴定、分类编号、编制照片文件目录和光盘目录、刻制光盘、打印目录等整理归档工作。

    1、对本单位码照片的形成积累过程进行指导、帮助、监督、检查。数码照片的形成积累是数码照片归档整理和照片档案管理的基础。档案部门要主动与摄影者和形成部门联系，及时提供帮助，尽可能详尽地说明数码照片收集归档的要求和编制照片说明的方法，为数码照片的归档整理打下坚实的基础。

    2、鉴定。档案部门在接收数码照片之前，应进一步核实数码照片的原始性、真实性、完整性、有效性。接收后，应通过鉴别数码照片的价值，进一步确定数码照片的取舍和保管期限。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要的归档。主要照片应具有主题鲜明、影像清晰、画面完整等特点。一定要克服那种“数码照片不用底片、不必冲洗即可观看，已经拍下了，多留些也不需多花钱，还是都留下吧！”的片面认识，对那些没有归档价值或重复的照片要坚决删除掉，避免造成有利用价值的照片档案淹没在无用的照片之中，不方便查找利用，降低查准率。归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参照文书档案。

   3、分类编号。数码照片应在全宗内按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。可在每年年初或每年第一次收到数码照片时，建立一个以“全宗名称+年度名称+数码照片文件”为名称的文件夹，在这个文件夹里存放本年度的数码照片文件。每一年度的数码照片文件按形成时间的先后顺序排列，同一次活动的照片应排列在一起。数码照片文件的编号，按其所在文件夹中的排列顺序每年从“1”开始，流水顺延，不重、不漏（即同一年度数码照片排列后，从“1”开始的顺序编号）。

   4、编制数码照片文件目录。 数码照片文件目录应逐张照片编制，最好使用档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。数码照片文件目录项目包括：全宗号（同级档案馆给立档单位编制的代号）、保管期限（一般分永久、长期、短期）、光盘号（在同一全宗内按光盘档案的形成时间从“ 1”开始统一编制的流水号）、照片号（同一全宗同一年度内数码照片的排列从“1”开始的顺序编号）、文件题名（概括反映数码照片具体内容的文字说明，包括时间、地点、人物、事由、背景等要素。同 数码照片的文件名 ）、责任者（形成数码照片单位的全称或通用简称）、形成时间（数码照片的拍摄时间，用 8位阿拉伯数字表示，如20060416）、摄影者（数码照片的拍摄人）、备注（注释需要补充和说明的情况）。同一活动主题的一组联系密切的照片，也可以使用组合照片题名，组合照片题名应概括揭示本组照片所反映的全部信息内容（可以同存放本次活动照片的文件夹名）。采用组合照片题名时，照片号应标注本组照片的起止号码，形成时间应标注本组照片的起止时间，摄影者可以标注多人。

   5、刻制光盘，装盒保存。比较 国家标准推荐的电子档案存储载体，数码照片档案宜选用只读光盘作为存储载体。一个归档年度的数码照片应拷贝至一张或多张光盘中，不同归档年度的数码照片不应混存在一张光盘中。数码照片档案光盘应一式 3套，一套封存保管，一套供提供利用，一套异地保存。数码照片光盘刻制内容包括数码照片文件夹（即存放数码照片的文件夹）、数码照片文件目录（目录内容与数码照片文件夹中存放的数码照片文件相对应）、光盘说明文件（说明本光盘的各类信息）。光盘说明文件的内容应包括全宗名称（立档单位的全称或通用简称）、全宗号、光盘号、套别（可填写 1、2、3。其中1表示封存，2表示利用，3表示异地保存）、题名（可采用“全宗名称+年度名称+的数码照片档案”的结构形式）、起止时间（光盘内数码照片的起始年月---终止年月，年月用6位阿拉伯数字表示，如200501---200512。）、保管期限、照片张数（光盘内数码照片的张数）、光盘类型（如CD-R、VCD、DVD等）、文件类型（数码照片光盘填写JPEG或TIFF）、制作时间（制作数码照片光盘的时间，用8位阿拉伯数字表示）、制作人（制作数码照片光盘人员的姓名）、审核人（负责检查数码照片光盘质量人员的姓名）等。光盘刻制完毕应装入光盘盒，并编制、粘贴光盘盒封面。光盘盒封面内容与光盘说明文件内容相同，应逐一填写。为避免光盘利用中出现装错盒的现象，最好在光盘封面上设置盘贴。盘贴上设置的内容可与光盘说明文件一致，也可以是光盘说明文件中的全宗名称、全宗号、光盘号、套别、题名、照片张数等部分项目，盘贴内容填好后用压盘器把其粘贴在光盘封面上。光盘刻制完成以后归档保存和提供利用之前，应进行一次全面检验。检验项目包括刻制内容是否齐全完整、真实有效，光盘有无划痕、是否清洁等，合格率应达到 100％。

    6、编制数码照片光盘目录。光盘目录应逐张光盘进行编制，最好使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理软件进行编制。光盘目录（与其它内容的光盘档案目录通用）项目包括全宗号、光盘号、题名（概括说明本张光盘内的照片内容，数码照片光盘的题名可采用“全宗名称+年度名称+的数码照片档案”的结构形式）、形成时间、总张数（时长）、文件类型、备注等。

    7、打印检索目录。为了使数码照片的管理和检索利用有更多的途径和便利，应在保存数码照片文件目录和光盘目录数据形式的同时，打印出纸质目录形式装订成册，数码照片光盘目录还应与全宗内其它内容光盘档案的光盘目录装订在一起。档案部门对数码照片进行归档整理，可采取平时分次整理和年底集中整理相结合的办法。归档数码照片的鉴定、分类编号、编制照片文件目录，宜在平时逐次进行。每次从形成部门接收过来以后，就当即开始对其进行鉴定、分类编号、著录照片文件目录（平时著目时光盘号还没确定，光盘号项可先空着），以便及时向形成部门查询澄清不够准确的照片内容，避免时间长了回忆不起来。到年底，在进一步检查完善上述平时整理工作的基础上，集中完成刻盘保存、打印目录及各项相关的归档整理工作，确保照片档案的整理质量符合国家有关的规范要求 ,为照片档案的管理和利用奠定良好的基础.

                                                                 2006 年 4 月 16 日