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二、           煤炭板块基础业务知识

现行我们公司进行操作的煤炭品种有：烟煤（烟块煤、烟末煤）、无烟煤（末煤）和褐煤（末煤），主要对应的终端客户是陶瓷业、化工业、造纸业、织造业、电厂和水泥厂等。在此篇中主要介绍的是我司现行在操作煤炭业务过程中的业务操作流程及合同签订流程。

（一）业务操作流程

煤炭业务操作流程主要是由以下五大步骤组成：

1.        拟定销售计划

2.        拟定采购计划

3.        采购入库

4.        出库销售

5.        资金回笼

1.拟定销售计划

各分布根据所接触客户的实际情况上报部门总部，部门综合考量该客户货源需求、结算方式和信誉优良度后，部门根据现行货源渠道、物流路线安排、资金调配等核实成本后确定是否拟定该销售计划。如果确定，经签订销售合同后安排采购计划，如果不考虑该批业务则分析其中原因。

销售计划拟定的流程：

（1）下游客户的获取，业务人员进行前期的业务开拓，获取客户的基本信息：货源需求、煤炭的使用种类、质量要求、月使用量、结算方式、物流线路、主管人员和主要竞争对手等情况。

（2）下游客户的考量，业务人员根据前期获取客户的信息上报部门总部，部门总部对各分布上报的客户情况进行客户考量，主要考量内容：客户信誉度考量（注册资金、企业规模、经营产品、税务情况、员工的工资的发放是否准时、是否存在赖账记录等）、使用煤种的考量（客户使用的煤种是否符合我部今后长远的品种发展规划）、质量要求的考量（客户对货源质量指标要求、质量扣罚要求和质量检测流程）、月用量的考量（客户月用量是否符合我司的操作规划，在操作该业务中是否能够达到规模效应）、成本考量（根据客户的质量要求、数量要求、结算方式、公关投入、物流路线安排及货源采购成本核算出销售成本）。

（3）签订销售合同并拟定销售计划，客户考量通过之后对重点客户进行攻关达成合作，并最终签订销售合同拟定销售计划。

2.拟定采购计划

部门总部根据各分部的销售计划来拟定采购计划，采购计划的拟定主要是根据客户的煤炭质量需求、数量需求、质检流程、供货时间及我司的配煤技术来确定。

采购计划的拟定流程：

（1）落实采购时间、采购煤种和采购数量，根据销售合同的供应时间确定采购时间，根据下游客户的质量要求及质检流程确定采购煤种和采购数量，如果通过配煤达不到客户需求的（客户所要求的煤炭质量各项指标都非常严格，并且通过现有市场煤的调配难以达到要求）则选择单一煤种采购方式确定该该单一煤种的采购数量，如果通过配煤可满足客户需求的（客户质检流程相对宽松，并且所使用的煤炭指标可通过现有市场煤进行调配的）在拟定采购计划之前首先需选定配煤的煤种及根据成本最优原则计算好配煤的比例进行多煤种同时采购方式确定各采购煤种及相关数量。

（2）选择供应商并拟定采购合同，在确定采购时间、采购煤种和采购数量之后与经营各相关煤种的供应商进行接洽，对货源进行严格的抽样化验，根据货源的化验结果及供应商的报价综合评价后选定提供货源性价比最优的供应商并签订采购合同。

3.采购入库

根据拟定的采购合同部门总部进行统一采购入库。采购入库分两种形式：1、采购后不经入库而直接销售给客户（采购入库和出库销售同时进行），2、采购后直接入库公司煤场。

采购入库的流程：

（1）请款及安排物流运输，煤炭采购一般都是先付款后提货，所以在签订采购合同后向公司请款和安排物流运输（物流安排包括船/车的选派、物流跟单人员的安排）。

（2）办理提单，交付货款并根据落实选派的运输工具后到供应商处办理提单。

（3）提货，物流跟单人员在获取提单后按牌号顺序提货，提货一般分两种形式：㈠船提，船提又分斗轮机装船和抓斗，斗轮机装船是经由皮带机自动把煤炭输送到船舱并在输送的过程中自动感应重量，抓斗装船是由铲车装车过磅后再转到岸边由抓斗抓到船舱中；㈡车提，车提是由铲车从煤场中装车过磅后直接提货。

（4）入库，经由船/车运输到我方煤场后入库，车提入库是由车运输到我方煤场后过磅直接入库，而船提入库的分平板船入库和自卸船入库，平板船入库是经由船运输到我方煤场后抓斗卸货到码头再由铲车装车过磅后装入仓库（马房基地的操作），自卸船入库是由船自动把煤炭卸到仓库（石滩煤场的操作）或卸到码头由铲车装车过磅后入库（马房基地的操作）。

4.出库销售

根据销售合同规定的供货时间、客户对煤炭的质量需求及供货数量安排出库销售。

出库销售流程：

（1）筛煤和配煤，根据拟定的采购计划中选择筛煤和配煤销售的在出库之前现进行筛煤和配煤，若选择单一煤种采购销售的则无需经过筛煤、配煤环节直接安排出库。

（2）出库，根据销售合同规定的供货时间安排出库，分车提出库和船提出库，车提出库是由铲车装车后过磅出库（石滩煤场由于没有地磅，一般都是装车后直接出库），船提出库由铲车把煤炭装上汽车过磅后，汽车把煤炭卸到码头由抓斗抓到船舱才最终完成出库。

（3）送达客户仓库核实原始销售数量，经由我方安排的船/车把煤炭从场地中提库后，由我方物流跟单人员押船/押车送达客户仓库过磅核实数量后完成出库销售。部分散户若从我方煤场自提出库则有客户方自行安排物流工具，从煤场过磅核实数量后完成出库销售。

5.资金回笼

在煤炭送达客户仓库完成销售后，经客户进行煤检及与我司对单无误之后，在我司开出发票后在合同规定结算日期内回笼资金。

资金回笼流程：

（1）核实结算数量及结算单价，煤炭供应给客户经客户方抽样化验后根据合同规定若无存在质量偏差则在客户方过磅数及合同单价对单结算，若出现质量偏差则根据合同规定作出相应的吨位扣减或单价扣减进行对单结算（若申请复检，则根据复检最终结果进行数量及单价对单结算）。

（2）开具发票，核实客我双方最终的对单无误后，我司财务人员在合同规定的时间内开具出相应的发票并交达给客户方。

（3）挂账催款，在我方开出发票并交达给客户方后，由跟进该批业务的负责人进行催款。

（4）入账完成结算，业务人员根据合同要求在规定时间内向客户收回货款并交由财务人员入账完成结算。

（二）合同流程及注意事项

1.签订合同的步骤及注意事项

（1）与新客户签订合同的步骤

1)        向部门提供客户调查表和对方公司的五证；

2)        根据合作的具体情况拟定合作合同（尽量争取合同由我方拟定）；

3)        把客户调查表、客户公司五证和合同一同交予审计部进行审核；

4)        审核通过后双方进行最终合同的签订，否则找出具体原因是否要继续进行合作。

（2）与老客户签订合同的步骤

1)        无论是采购还是销售合同，在拟订合同之前各业务小组根据具体操作情况先向部门领导汇报审批；

2)        部门领导审批通过后，各操作小组与编写合同的工作人员联系，通过短信或电话的形式通知合同编写人员拟定操作合同（对方出合同版本的除外，但尽量争取由我方出具合同版本）；

3)        合同编写人员在拟定合同后先把合同传真给各操作小组和部门领导进行审批修改；

4)        各操作小组和部门领导审批修改后，合同编写人员把合同交由公司审计部审核；

5)        审核通过后双方进行最终合同的签订，否则找出具体原因是否要继续进行合作。

（3）注意事项

在签订合同的时候应注意以下几个方面：

1)        无论是与新客户还是老客户签订合同，只要是由我方出具合同版本的，各操作小组在通知我部门合同编写人员拟定合同时，必须详细提供以下几方面的内容：

1.1针对销售合同需提供的内容包括：对方公司的全称、销售煤种、销售数量、销售单价（是否含税）、交货地点、具体交货时间、计量方式（在厂过磅、在外过公磅还是其他）、具体指标、扣罚标准、结算方式（电汇、银行承兑、期票、现金支票、现金还是其他）、结算时间。

1.2针对采购合同需提供的内容包括：对方公司的全称、采购煤种、采购数量、采购单价（是否含税）、采购地点、具体提货时间、计量方式、具体指标、扣罚标准、结算方式、结算时间。

2)        在拟定合同时对于数量的确定最好是“xxx±x%吨，若因具体原因造成供应/提货数量超出合同规定的范围的需经双方共同商议认可，由双方补签合同协议书后生效”，因此在签合同时尽量不要写固定的数量，在供货的时候各操作小组尽量把供货数量控制在合同规定的范围内，若经双方协议确实需多供应或少供应，必须对该合同追加一份补充协议书并由双方签章确认；

3)        在拟定合同时对供货/提货时间的确定，最好是“在xxx年xx月xx日前开始供货/提货，从供货当天起计算x天内完成供应/提货，若因具体原因造成提前或延迟供应/提货的，需经双方共同商议认可，由双方补签合同协议书后生效”，因此在签合同时尽量不要写固定的日期，在提货的时候各操作小组尽量把供货数量控制在合同规定的范围内，若经双方协议确实需提前或推迟，必须对该合同追加一份补充协议书并由双方签章确认；

4)        在每一批合同执行完毕后，各业务小组（实际操作人员）负责通知部门内务核实具体供应/提货数量，并明确该批合同执行完毕，部门内务做好标示，同时向客户出具一份商函明确该批合同已执行完毕，并由对方签章确认后收回归档；

5)        对于终止合同的，必须向客户开具合同终止协议书，并由双方签章确认后收回归档。

2.执行合同的步骤及注意事项

（1）销售合同的执行步骤及注意事项

1)        步骤：

a)        提前通知落实货源及交通工具。各操作小组根据合同的执行时间、货物的指标要求尽量争取至少提前3天（便于抽样化验及船务的安排）与部门采购人员落实货源及交通工具（船务、车务）；

b)        人员安排及告知。落实货源及运输工具后，各业务小组自行安排人员进行送货并同时把送货人员告知部门总部的内务（便于落实出货数量及进厂数量）；

c)        出发前信息告知。送货人员在送货过程中，如果是用船运的在装好货的第一时间必须以短信形式通知各业务小组负责人、部门负责人、各小组内务及部门总部内务告知装货数量，短信内容必须包括有（船号、装船重量、货物品种、装货码头和到港码头、客户名称，如果货物从上游购买直接送往下游客户的，短信内容还必须包括上游供应商的名称）；

d)        交货证明。送货人员在送货进厂时不再向客户提供任何有我司签章的送货单据，若客户明确要送货单的我方只能向其提交过磅单而不是盖有我司业务章的送货单。在整批业务送完后，我司人员必须向客户开具一份收货证明单据并要求对方签章确认（证明对方已收到我司的货物）；

e)        货到客户后短信告知。送货人员在送货进厂后第一时间以短信形式通知各业务小组负责人、部门负责人、各小组内务及部门总部内务，告知实际出货数量，短信内容必须包括有（船号、装船重量、实际出货数量、货物品种、装货码头和到港码头、客户名称，如果货物从上游购买直接送往下游客户的，短信内容还必须包括上游供应商的名称）；

f)          交单。送货人员在送完每批货物后，回到公司的第一时间把以下单据（提货单、过磅单、客户的收货证明）交回部门内务进行统计归档；

g)        对账。在客户确认货物质量后，业务人员必须在第一时间内通知部门内务与客户进行对账。并同时向客户出具商函（此函目的与客户明确该批合同货物已经供应完毕）；

h)        开票挂账；

i)          货款回收 。

2)        注意事项

a)        业务操作人员首先要明确具体供货时间，做到不提前、不延后，若因具体原因无法按时供应则需要跟客户追加一份合同补充协议书后再实行供应；

b)        业务人员要控制好供应数量，把供应数量控制在合同规定的范围内，若因具体原因造成多供应或少供应的则需跟客户追加一份合同补充协议书后再实行供应；

c)        业务人员争取至少提前3天通知部门采购人员落实货源及运输工具；

d)        操作人员在出发前及送货进厂过磅后必须按要求以短信通知各相关人员；

e)        送货过程中不再向客户提交任何盖有我司印章的送货单；

f)          送货进厂后必须向客户索回收货证明；

g)        业务人员送货完毕后必须向部门交回提货单、过磅单和客户的收货证明；

h)        业务人员交单后及时跟进客户情况落实货物质量；

i)          业务人员落实货物质量后及时通知部门内务与客户进行对账并向客户出具商函说明该批合同货物已经供应完毕，并要求客户盖章确认后收回归档。

（2）采购合同的执行步骤及注意事项执行步骤

1)        步骤

a)        付款。根据合同规定及时与内务沟通，向资金部申请付款；

b)        落实交通工具。在确定采购后请天至少1天通知工作人员联系船/车；

c)        落实跟单人员并告知。安排每批货物的提货人员后告知部门内务便于提货数据的跟踪；

d)        信息告知。跟单人员在提货后第一时间把供货单位、船名、货物种类、提货数量、提货码头及到货码头等信息已短信形式通知部门负责人、操作小组的负责人和部门内务。卸货后把供货单位、船名、货物种类、提货数量、卸货数量、提货码头及到货码头等信息已短信形式通知部门负责人、操作小组的负责人和部门内务；

e)        交单。卸货完毕后，跟单人员必须把运输单据、过磅单（水运单）交回部门归档。

2)        注意事项：

a.       采购时尽量提前做好计划，尽早根据天气安排船期/车期；

b.      提货时跟单人员需及时把信息告知相关人员；

c.       提货过程中提货人员尽量做到全程跟进，避免货物水分过高或车辆卸货不干净导致亏吨；

d.      提货人员需每人备有自有的记录本，记录好每一次提货的时间、提货地点、货物品种、供应商的名字、船名、提货数量和到货港，并在回公司后与部门内务进行核实。