诗人白鸦:文书文种 （ 题本、表笺、诏书等）_档案知识_档案服务_赤峰市档案局

清代题本的贴黄制度

贴黄一制发韧于唐宋，而兴盛于明清。在宋代，贴黄制度十分流行，成为对奏章的补充说明，直到明初，尚有大黄、小黄、内黄、外黄等名目，其字数甚至超过奏章本身。明崇祯初年，惩于奏章冗滥，影响览阅批答效率，命内阁重新申定贴黄之程式，“即令本官自撮疏中大要，不过百字，粘附牍尾，以便省览。”清朝因沿明制，对贴黄的使用控制更加严格，仅限于对题本、奏本的内容说明。
清代题本中地方衙门呈上的通本及刑部题本，例皆附贴黄，部本中则唯有刑部题本附有贴黄，坚持“仍将本中大意，撮为贴黄”的主旨，实为本章的内容简要。字数上规定一般在一百字左右，白纸墨字，字体与该题本同。
通本上交到内阁汉本房，汉本房通常要将汉文贴黄翻译成满文，由满本房校阅审核后，抄成满文正本，附于通本汉文部分之后。以便皇帝阅览。（忠良）
清代内阁题本办理流程

清代以文牍治国，中央与地方上下沟通的公务文书中，题本是最重要的一种。清代题本有“通本”地“部本”之分。凡地方各级军政衙门官员及盛京五部上呈的题本，一般由通政使司转送内阁，故称“通本”；凡中央六部及在京各衙门上呈的题本，不通过通政使司，直接上交内阁，称“部本”。 “部本”、“通本”皆通过内阁办理，转呈皇帝批示，而后再由内阁将批示下发，可知内阁是其枢机中转的关键部门。清代“部本”、“通本”办理流程大致如下：
1． 题本送交内阁
各省题本，由各省驻京提塘官投送通政使司，通政使司检查后，封送内阁汉本房。在京各衙门题本，直接送往内阁汉票签处。
2． 内阁拟写“票签”（处理意见）
内阁汉本房收到“通本”，登记后，将无满文的汉文通本贴黄译成满文，送内阁满本房。满本房校阅满译贴黄后，缮写满正文，附于“通本”汉文部分后，送汉票签处。
汉票签处主要负责拟写“票签”（供皇帝批阅选择的处理意见）。汉票签处收到“部本”、“通本”后，通常由侍读学士校阅汉文，汉中书拟写汉文草签，送满票签处。满票签处侍读学士等详校“部本”、“通本”之满文部分，满中书拟写满文草签后，将满汉合璧草签呈大学士总校。大学士校定草签后，发交满、汉票签处缮写满汉合璧的正签。
满汉文合璧的正签写好后，夹入本题本中，储于黄绫匣内，由满票签中书送批本处。批本处进行登记，于次日晨送内奏事处接收。
3． 皇帝览题批示
内奏事处收到题本票签，登记后送皇帝阅览。皇帝阅览题本并核定票签，或照原签所拟，或于原签内朱笔改定，或饬改签，而后发下内奏事处。内奏事处将皇帝批下的朱签（批示意见）送内阁批本处。
4． 批发施行
内阁批本处接到发下朱签，由翰林中书核定后，分满、汉文分别批写在原题本满、汉文部分的页面上，批写皆用红笔，故称“批红”。批过红的题本又称为“红本”。 “通本”、“部本”批过红后，即送收发红本处。每日六科派值日给事中一人，赴收发红本处领出红本抄发各相关衙门查照办理施行。（忠良）
清代内阁票拟制度

票拟，又称票旨、条旨、票本、拟票、拟旨。系指对中央、地方各衙门及臣僚呈送皇帝的章奏，内阁根据有关法规和典章律例代拟初步处理意见，以备皇帝裁决时参考。明叶凤毛《内阁小识》载：凡京奏，禁中称文书，必发阁臣票拟。阁票用本纸、小帖、墨字，内照票拟，或皇上御笔，或宦官代书，具即在文书上面用朱字。阁票如有未合上意，上加笔削或发下改票，阁臣随即封上，间有执正强争，也多曲听。”清沿明制，通本、部本上达内阁后，也由票签处代拟票签。依例：内阁汉票签处收到通本、部本后由侍读校阅汉文，汉中书拟写汉文草签；满票签处侍读校阅满文，满中书拟写满文草签，草签后各书拟票侍读及协办侍读中书之姓，以为凭证。草签上呈大学士总校，校阅确认后，发回满、汉票签处缮写满汉合璧的正签。正签缮写后，阅定大学士画押，正签背面还要各缮写中书之姓名，以为凭证。
清代票签一般长22厘米、宽10厘米左右，白纸墨书，左书满文，右书汉文，成合璧之式。有时为了便于皇帝多种选择，除单签外，还会出现双签、三签乃至四签的情况。票签随本章上报皇帝后，如果与皇帝意见不符，还会打回内阁重拟，称“改票”。甚至有三改、四改、五改的情况发生。凡经过皇帝用朱笔批改过的票签，即称朱改票签。
朱改票签随原本章发还内阁后，内阁翰林中书将朱改票签满、汉文内容用红笔分抄于本章满、汉文页上，称为“红本”。然后转达发六科（吏、户、礼、兵、刑、工科），抄送各有关衙门遵照施行。
清代票拟制度十分严格，现清代档案中尚存有清内阁《满汉票签部村通村样式》和《外藩表笺票签式样》等，当是其时内阁日常工作中“依式比求”的范本。
从明代开始，内阁为备查票签办理之便，设有“丝纶簿”，专门记载本章票拟最终结果，以便工作查考，取义“王言如丝，其出如纶”。清沿明制，自顺治朝起，内阁将题本奉朱票签内容，逐件汇抄成册，分满、汉两种。嘉庆《大清会典事例》卷十二载：“凡记载纶音分为三册，每日发科本章，满、汉票签处当直中书摘记事由，详录圣旨为一册，曰丝纶簿。”（忠良）
制书 制辞
制书就是皇帝说的话。所谓“天子之言曰制，书则载其言。”在周代，帝王的命令叫命。秦王蠃政统一六国后，改命为制，制即成为用以颁布皇帝重要的法制命令的专用文书。《秦会要》卷六：“制者，王者之言，必有法制也”。两汉及魏晋、南北朝的制书，基本上沿用秦朝的规定。唐代的制书，分制书和慰劳制书两种。除用于颁布国家重大制度的命令外，还用于官僚的褒奖嘉勉。明代的制书，是皇帝对个别官员或部分官员有所宣告时使用的命令文书。
清代称制为制辞而不叫制书。制辞也并非是一种独立的文种。乾隆朝《大清会典》记载：“凡朝廷德音下逮，宣示百官曰制。”就是说所有诏、敕、谕等诏令文书，凡载有天子之言者，都叫“制辞”。如诏、敕、谕之类，其开首都弁以“奉天承运，皇帝制曰”的话。
清朝的皇帝每逢祭祀天地行礼，须有制辞以誓於百官。其文曰：“某年月日某祀，惟尔群臣，其蠲乃心，齐乃志，各扬其职。敢或不共，国有常刑，钦者勿怠”。
清朝皇帝在位期间迎娶皇后，举行大婚礼。亦备有制辞，其文曰：“皇帝钦奉太后懿旨，纳某氏为皇后。兹当吉日令辰，备物典册，命卿等以礼奉迎。”
再如清朝咸丰丙辰殿试的金榜制辞是：“奉天承运，皇帝制曰：咸丰六年四月二十一日，策试天下贡士马员瑞等二百一十六名，第一甲赐进士及第，第二甲赐进士出身，第三甲赐同进士出身。故兹诰示。”
这些制辞虽然措辞不一，颁行时的典礼各有不同，但都为宣示百官之用，而不下达于庶民。（高换婷）
诏书
诏书是皇帝布告天下臣民的文书。在周代，君臣上下都可以用诏字。秦王蠃政统一六国，建立君主专制的封建国家后，自以“德兼三皇，功高五帝”，号称皇帝，自称曰朕。并改命为制，令为诏，从此诏书便成为皇帝布告臣民的专用文书。汉承秦制，唐，宋废止不用，元代又恢复使用。明代用诏书宣布重大政令或训诫臣工。
清代凡国家有重大的政治事件和隆重庆典，都要用诏书宣告全国。如皇帝“登极”颁即位诏，以宣布自己的施政纲领；皇帝“崩世”颁遗诏，总结自己一生统治经验，以遗言告戒臣工；皇帝有重大过失，向天下公开自责，颁罪己诏；国家的重大兴革，如光绪朝维新变法颁维新诏、立宪诏等。此外“册立皇后”，“加上尊号、徽号”均须颁诏，宣告全国。
清朝诏书的格式：起首以“奉天承运皇帝诏曰”开始，接叙诏告事由，最后以“布告天下，咸使闻知”，或“布告中外，咸使闻知”结束，文尾书明下诏的年月日，并加盖“皇帝之宝”。
诏书的撰拟、颁发事宜均由内阁机构办理。即先由内阁汉票签处起草，经大学士阅定，最后进呈给皇帝审批。皇帝在草拟的诏书上或批或改完毕，交中书科分别用墨笔缮写满、汉文字于黄纸之上，加盖“皇帝之宝”。
颁诏是国家大事，所以要举行隆重的典礼。如清代颁诏仪式在紫禁城太和殿或天安门前举行。在颁诏仪式完成后，将诏书的正本交与礼部进行刊刻誊黄副本多份，分送内外各衙门。正本则被送往内阁机构存储。各省接到眷黄本的诏书后再次刊印誊黄，分发所属衙门宣读、张挂。各地的百姓就是通过这种形式了解国家大事的。（高换婷）
诰命
诰命又称诰书，是皇帝封赠官员的专用文书。所谓诰是以上告下的意思。古代以大义谕众叫诰。诰作为王命文书开始于西周。如《尚书·周书》载有《大诰》、《汤诰》、《康王之诰》等篇，是周王用以告诫臣工的文书。秦废不用。汉代偶一用之，不为常式。唐代大除授、大赏罚用制诰。据史书记载，从宋代开始，凡文武官员的迁改职秩、追赠大臣、贬乏有罪、封赠其祖父妻室，都用诰命。元代封赠文书有宣明和敕牒之分，一至五品官用宣命，六至九品官用敕牒。明沿宋制，封赠一品至五品官员授以诰命。
清沿明制，有制度规定：封赠官员首先由吏部和兵部提准被封赠人的职务及姓名，而后翰林院依式撰拟文字。届封典时，中书科缮写，经内阁诰敕房核对无误后，加盖御宝颁发。
清代诰命是用五色或三色纻丝织成的。由于各官员的品级不同，诰命封赠的范围及轴数、图案也各有不同。清朝规定，凡封镇国公以下、奉恩将军以上，用龙边诰命，锦面、玉轴。封蒙古贝子、镇国公、辅国公、札萨克台吉、塔布囊、蒙古王公福晋及封外国王妃、世子、世孙的诰命，为锦面、犀轴。诰命由翰林院撰拟，有固定的程式，用骈体文，按品级高低增减字句，由内阁颁发。
诰命发放的对象不同，叫法也不同。如五品官员本身受封称为“诰授”，封其曾祖父母、祖父母、父母及妻，生者称“诰封”，死者称“诰赠”。
按照清代定制，凡太上皇，太皇太后、皇太后布告天下臣民，也用诰书。（高换婷）
敕书
敕，即敕命、敕谕。是皇帝任官封爵和告诫臣僚的文书。敕最早是由西汉的戒书发展而来的。后经魏晋南北朝继承沿用，至唐宋元代敕书的种类有所增加。明清时期，敕的用途更为广泛，规格形式也更为完备。
清代的敕书分为敕命和敕谕两种。敕命用于敕封外藩、覃恩封赠六品以下官员及世爵有袭次者。敕命为卷轴形式，六、七品二轴，八、九品一轴。轴头角质，葵花锦面，色分苍，青，黄，赤，黑五种，绘以升降盘龙盘绕。敕面织“奉天敕命”四字。满、汉字兼次书被封赠者的官阶、姓名、功德，封赠的品秩、袭次等。敕命文字用骈体文，敕命最后书明颁发敕年月日，并加盖皇帝“敕命之宝”。满汉文字合璧。
敕谕用途有三：
一是敕任官员。敕任官员又分：“坐名敕”和“传敕”两种。“坐名敕”为授外任之总督、巡抚、学政、盐政、织造、提督、总兵以及临时派遣的军事将领等官的任命书。敕书中须写明被任官员的官职、姓名，所列职权，又叫坐名，故称“坐名敕”。“传敕”也称流传敕书。为授布政使、按察使、道员、运司及副将、参、游等官的任命书。敕书内只列官衔，不写被任官员之名。
二是敕谕臣民。这种敕谕包括皇帝针对某地区发生的事件而向这一地区臣民发布的命令。如为戳乱平寇等事。
三是敕封或谕告外藩。清朝藩属国如朝鲜、琉球、越南、苏禄、南掌等国遇有国王嗣位时，清政府例须遣使敕封。外藩遣使入贡时，清政府则颁敕谕嘉奖及颁赏礼物。
敕谕程式：文首用“皇帝敕谕某某”开始，接敕谕事由。文体用骈体文。最后以“钦哉。特谕，’结束，书明颁发敕书年月日，并加盖皇帝“敕命之宝”。满汉文字合璧。
光绪朝《大清会典》记载：敕书用纸有三等，一是金龙香笺表裹四层黄纸；二是画龙笺表裹三层黄纸；三是印边龙笺表裹二层黄纸。 （高换婷）
题本
题本是明、清时期臣工向皇帝报告政务的主要文书之一。明初，臣民言事，只用奏本。永乐二十二年（1424年）规定：诸司有急切机务，不得面陈者，许具题本投进。从此日渐形成官员上奏，公事用题本，私事用奏本的格局。清因明制：凡京内外各衙门，一应公事俱用题本。
明、清两代题本规制基本相同。题本通用白纸折。明朝及清初时期，题本纸幅略高，乾隆以后，定制题本一般每幅为高24 cm ，宽12cm，篇幅长度依题本字数多少来断幅。每幅六行字，每行二十字，抬头两字，平行十八字。题本首幅开面上方正中写一“题”字。自第二幅起为正文，头行书具题者官衔姓名；第二行始书题报事由，接叙缘起、情节及处理意见，文尾以“谨题请旨”结束，如不请旨，则以“谨题奏闻”结束。末幅正中写具题年月日，年月日下列具题者官衔姓名，加盖官衙印信关防。
清代题本有通本、部本之分。凡中央六部等各在京衙门，所上题本称部本；凡地方各级官衙所上题本，通常由通政使司转交内阁，故称通本。文字多为满、汉合璧。
内外臣工所上题本，经内阁票拟办理意见后，呈皇帝阅览。皇帝批阅后，送回内阁六科发抄相关衙门施行。凡皇帝认可的票签，批本处俱用朱笔照录于该题本首幅开面上，称批红。经批红的题本，称红本。发抄各衙门施行的是抄本，而红本原件，集中匮藏于内阁红本库。另外，红本发抄后，例由六科另录二通，分别成册。一送内阁供史官记注使用，称“史书”；一储本科以备编纂查考，称“錄书”（亦称“錄疏”）。凡题本批红圣旨，内阁满、汉票签处当值中书，皆逐件汇抄成册，取“王言如丝，其出如纶”之意，名“丝纶簿”。
光绪二十七年（1901年）废止题本，所有官员上奏只用奏折。（忠良）
奏本
奏本是明、清时期臣工向皇帝上奏的文书之一。明初定制，臣民具疏上于朝廷者为奏本。永乐二十二年（1424年）改革后，题、奏并行，官员公事用题，私事用奏。清因明制，然仅限于官员使用。凡官员至任、升转、加级、记录、宽免、降罚，或降革留任，或特荷赉谢恩，或代所属官员谢恩等事，概用奏本。清初规定，奏本文字不得超过三百字，奏本正文之后，须注明全文的字数及用纸张数。
奏本程式，据明《万历会典》记载：“奏本每幅六行，一行二十四格，抬头二字，手写二十二字。头行衙门官衔，或生儒吏典军民灶匠籍贯姓名。疏密俱作一行书写，不限字数。右谨奏闻四字，右面字平行，谨字、奏字各隔二字，闻字过幅第一行抬头。计纸字在右谨闻前一行，与谨字平行差小。年月下疏密同前，若有连名，挨次俱照六行书写”。清代奏本程式与明大致相同。定制每幅为高26 cm ，宽12cm，篇幅长度以字数多少断幅。首幅开面上方正中写一“奏”字，下押官衙印信关防。自第二幅起为正文，头行书具奏衙门官衔，疏密俱做一行书写。文尾以“右谨奏闻”或“谨具奏闻”四字结束。末幅正中写具奏年月日，年月日下列具奏者官衔姓名，加盖官衙印信关防。
清代奏本例同题本，文字一般为满、汉合璧，也经由内阁票拟贴黄，照录朱笔后送六科发抄施行。
乾隆十三年（1748年）下令废止奏本。（忠良）
奏折
奏折是清代专有的一种文书。从字面上讲，即是折叠而进的臣子向皇帝报告事件的文书。
奏折的使用，始于康熙中期，最初仅限于皇帝指定的少数亲信官员。雍正皇帝即位后，进一步扩大了使用奏折的范围。除了康熙时期有奏事权的地方的将军、督抚、提督和中央的大学士、尚书等人外，一些翰林、科道甚至地方上低微之员，亦允许上奏折。
奏折所涉内容非常丰富，大致可分为请安、谢恩、缴批和陈事四类。前三类比较简单，陈事折则非常繁杂，涉及内政、军务、外交，上自国家政务，下至百姓琐事，无一不包，大多不盖印章，直接报告于皇帝，因而保密的程度很高。在当时，奏折是皇帝控制政权，了解和掌握内外官员的动向的有效途径。
奏折用纸多为榜纸、本纸和毛边纸，统称素纸，均为竹纸。当时宣纸名贵，臣僚平常缮写呈奏用不起，也没有那么多宣纸可供。奏折高一般为22cm，横宽为10cm；另有一种小密折，高仅14cm，宽7cm。奏折每幅六行，左右两幅称为一扣或称一开。每扣12行，每行计20个字，低两字为平格，实写18个字，余两字作抬头之用。
臣子缮写奏折，封好后装入报匣，专差递送，经专门负责收发奏折的内外奏事处，到达皇帝手中。皇帝披阅奏折，皆用朱笔，称“朱批奏折”，发还给具奏人。雍正帝时，命令将前朝朱批奏折缴还，此后成定制。
雍正七年下令实行副本制度。凡奉朱批的奏折，都由军机处誊录一份备查，即为“录副奏折”。只有极少数奏折或因事涉机密，或因风闻奏事，被皇帝留在宫中，称为“留中”。凡留中的奏折，一般不朱批，不录副，也不发抄，过后以原折交军机处归档，故亦称作“原折”。
奏折作为清代档案的重要组成部分，是我们了解和研究清代社会政治、经济等各方面的有效工具。（屈春海）
表笺
表、笺是王公百官，文武大臣及朝贡各国向皇帝、皇后祝贺时的专用文书。表文始于汉代，是大臣向皇帝陈述事情的文书。唐宋以来，仅限于陈谢、庆贺尽献所用。每当国家有大庆典，群臣献文为贺，则用贺表，文为骈体。元代庆贺表文称为表章，遇皇帝生日、元旦、五品以上官员皆上表章进贺。明代庆贺文书除表文以外，又增加笺文一项，凡遇朝中举行庆典，如寿诞（皇帝生日）、元旦、冬至等节日，内外臣僚皆须进表、笺庆贺，表用于皇帝和皇太后，笺用于皇后。
清代沿袭明制，表文有的特定使用范围，一作庆贺用，一作进献修史用。前者遇有庆典，如登极、传位、册立皇后上尊号等，王公百官均上表庆贺。后者用于史书修成照例须由总裁官具表进呈，如《会典》、《方略》编纂告竣时要奉表随进。再，当年考取的文武进士，要呈表谢恩。藩属国依期入贡，也用表文。
贺表由正表和副表各一，合为一份组成，正表卷而不折，副表折而不卷。其表文由内阁统一撰拟定式颁发，遇有其他庆典亦如法炮制，而各地官员所具贺表，则依定式录进，所书内容大都雷同，千篇一律，辞藻骈俪，都是些歌功颂德的文章。庆典结束，贺表送内阁收藏。
笺文始于东汉，称为“笺奏”或“笺记”。魏晋时只称为“笺”，上呈皇后、太子诸王时使用。唐宋时仅臣僚仅上呈皇太子的文书才用笺。到了明清两代，笺文用途有所改变。明代用以庆贺皇后、太子三大节之用；而清代不设太子，为臣僚百官庆贺皇后三大节的专用文书。贺笺正笺副笺各一，卷折之式同贺表。乾隆六十年，乾隆皇帝发布上谕：停止笺文的进呈。
官员所上表、笺，其文字采用汉字。或满汉合壁书写，件件蝇头小楷书写整齐规范。但也有一些表、笺采用过于细小的仿宋体书写，如同“蚊头”小楷，好似微雕，阅读起来十分困难。贺表、贺笺尺寸一般为每开高29cm、宽25cm。贺表在文中出现皇帝、皇太后字样要写在宽1cm，高29cm的黄绫上，贺笺在文中出现皇后字样要写在宽1cm，高29cm的红绫上，以示区别。贺表、贺笺文前和文尾均用官印，缮写好以后装入黄色绫质封套之中，封套下方注明贺表、贺笺人的官衔、姓名，盖上官印，然后交官差或驿站递送宫中。（屈春海）
照会
照会作为公文名称，始于明代。照会有会同照阅之意，大都是不相隶属的文武衙门之间行文时使用。明代凡五军都督府行文六部用照会。清制，总兵行文非所辖的副将，副将行文非所辖的千总，总督行文总兵，提督行文司、道、运司，总兵行文府、厅、州、县，副将行文各州、县，驻防副都统行文非所属之副将，经略行文将军、督抚等，均用照会。
照会的程式：文首以“某官署为照会事”开始，接着用“案照”二字引叙事由缘起，结尾以“须至照会者”结束，末书“右照会某某官署”，具照年、月、日，加盖官印。
如果行文双方官阶平等，照会日期处通常以墨笔标注，称墨笔照会；如果官阶相悬者，发文者官阶高于收文者的照会，一般用朱笔标注日期，称朱笔照会。
清末，清政府对外国公使领事，均用墨笔照会。（忠良）
揭帖
揭帖自宋代已出现，但以之为正式文书名，则始于明朝。明朝内阁中凡有密奏及奉谕对答者，皆称揭帖。其形制与题本大致相同，或长短宽窄略有出入。字如指大。以文渊阁印封缄进御。左右近侍，莫能窥也，应是一种密折形式。其式首称：“某官某谨揭为某事云云”，末称：“理合具揭，须至密揭帖者”，后书某年某月日。
清代揭贴较明代略有变化，揭帖更多地被当做题本的副本。清制，官员每上奏题本，例应随本送进副本三份，分别送通政使司交六科各有关衙门。《大清会典事例·卷一O四二》记：“雍正七年奏准，向例直省三章，由司（通政使司）接收，将正本封固移送内阁，副本存库备案。后经条奏，正本副本并交内阁，以致本司无全本册案，无凭稽考，嗣后直省本章除正副本外，亦照各部院之例，随本开具揭帖，送司存案。”
清代揭贴款式与题本大致相同，通用白纸折，每幅为高24 cm ，宽12cm，篇幅长度依题本字数多少来断幅。唯将首幅上的“题”字改为“揭”字。将文中“具题”字样均改为“具揭”字样。正文首书其式首称：“某官某谨揭为某事云云”，末称：“为此除具题外，理合具揭，须至揭帖者”，后书某年某月日。并押官衙印信关防。（忠良）
启本
启本晋朝已出现，为臣民上书皇帝的一种文书。在明代，臣民向皇太子和诸王言事用启本。清沿明制，顺治初年，多尔衮以皇叔父身份摄政，王大臣有上言皇叔父者，用启本。康熙初平三藩之乱，各省用兵之文武官员，有上书领兵各亲王、贝勒的公文，也多用启本。康熙以后不多见。
启本形制与题本同，通用白纸折，定制每幅为高26 cm ，宽12cm，篇幅长度以字数多少断幅。唯将首幅上的“题”字改为为“启”字。将文中“具题”字样均改为“具启”字样。正文首书其式首称：“某官某谨启为某事云云”，末称：“谨启请旨”（按，清初大臣上给摄政王多尔衮之启，皆言“请旨”，属特例）。后书某年某月日。（忠良）
关文
关文是古代官府间相互质询时所用的一种文书。《文心雕龙·书记》中说：“百官询事，则有关、刺、解、牒。”《唐书百官志》云：“诸司相质，其制有三：一曰关，二曰刺，三曰移。”宋、明因之，清朝关文的用途进一步扩大，凡府、厅、州、县正印官行文佐贰、佐杂，府、厅、州、县与两司首领相互行文，都用关文。另外，副将行文非所属之游击，府、厅行文参将、游击，府、厅、州、县行文都司、司、道、运司，府、厅行文副将，司道、运司、州、县行文参将、游击，司、道、运司行文都司，都用平关。
关文的程式：文首用“某某官署为关查事”开始，接叙事由缘起，然后叙明关查事项。以“须至关者”结束，文尾写“右关某某官署”，具关年月日，并加盖官印。（忠良）
（摘自国家档案局网站）