边框的图片:EXCEL使用技巧 - 依家馨的日志 - 网易博客

EXCEL使用技巧

学习 2009-01-08 14:57:37 阅读23 评论0   字号：大中小 订阅

1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？

例如：在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：

1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列 ；

2）在B2单元格写入： ="13" & A2 后回车；

3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。

若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入：=A2 & "13" 后回车。

2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？

打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。 3、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日，1月2日等日期形式，怎么办？

这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。

4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？

点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏..."选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。

5、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但不是用页眉来完成？

在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

6、在Excel中如何设置加权平均？

加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？

把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。

8、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？

如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。

9、用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.......)，想输出成工资条的形式。怎么做？

这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。

10、使用自定义方式重装了一遍中文office97，Excel的打印纸选项中只有A4一种，怎么办？

随便安装一个打印机驱动程序就可以了。

11、在Excel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？

这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在Ｗindows的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。

12、如何为表格添加斜线？

一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工具来实现：

单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”＼“图案”，选择“无边框”项即可。

13、如何快速地将数字作为文本输入？

在输入数字前加一个单引号“”’，可以强制地将数字作为文本输入。

    开始难了

1.    如何定义自己的函数？

用户在Excel中可以自定义函数。切换至 Visual Basic模块，或插入一页新的模块表（Module），在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序，按Enter确认后完成编

写工作，Excel将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：

Function Zm(a)

If a＜ 60 Then

im＝‘不及格”

Else

Zm=“及格”

End If

End Function

2.    、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数？

可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF.XLS，现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数，应首先确保MYUDF.XLS被打开，然后使用下述链接的方法：

=MYUDF.XLS！ ZM(b2)

3.    如何快速输入数据序列？

如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让Excel自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。

4.    使用鼠标右键拖动单元格填充柄

上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列……此时，你可以根据需要选择一种填充方式。

5.    如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？

不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”＼“选项”＼“自定义序列”，单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返回工作表，下次就可以用这个序列项了。

6.    上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？

选定单元格区域，选择“数据”＼“筛选”＼“高级筛选”，选定“不选重复的记录”选项，按“确定”按钮即可。

7.    如何对工作簿进行安全保护？

如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”，按“确定”退出。

工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双重保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”菜单中的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。

注意：不要忘记你设置有“口令”。

8.    如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？

对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择“文件”＼“页面设置”＼“工作表”，在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后，打印出来的表格就面目如初了。

9.    工作表保护的口令忘记了怎么办？

如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑”＼“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保护。当然，提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。

10.    “$”的功用

Excel一般使用相对地址来引用单元格的位置，当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置，公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号“$”来冻结单元格地址，使之在拷贝时保持固定不变。

11.    如何用汉字名称代替单元格地址？

如果你不想使用单元格地址，可以将其定义成一个名字。定义名字的方法有两种：一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字，另一种是选定想要命名的单元格区域，再选择“插入”＼“名字”＼“定义”，在“当前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读，比如公式“=SUM（实发工资）”显然比用单元格地址简单直观，而且不易出错。

12.    如何在公式中快速输入不连续的单元格地址？

在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”＼“名字”＼“定义”，将此区域命名，如Group1，然后在公式中使用这个区域名，如“＝SUM（Group1）”。

13.    如何定义局部名字？

在默认情况下，工作薄中的所有名字都是全局的。其实，可以定义局部名字，使之只对某个工作表有效，方法是将名字命名为“工作表名！名字”的形式即可。

26、如何命名常数？

有时，为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如，在某个工作表中经常需用利率4.9％来计算利息，可以选择“插入”＼“名字”＼“定义”，在“当前工作薄的名字”框内输入“利率”，在“引用位置”框中输入“＝ 0.04.9”，按“确定”按钮。

27、工作表名称中能含有空格吗？

能。例如，你可以将某工作表命名为“Zhu Meng”。有一点结注意的是，当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时，不能使用类似“＝ ZhU Meng！A2”的公式，否则Excel将提示错误信息“找不到文件Meng”。解决的方法是，将调用公式改为“＝'Zhu Mg'! A2”就行了。当然，输入公式时，你最好养成这样的习惯，即在输入“＝”号以后，用鼠标单由Zhu Meng工作表，再输入余下的内容。

14.    巧用IF函数

1) 设有一工作表，C1单元格的计算公式为：=A1／B1，当A1、B1单元格没有输入数据时，C1单元格会出现“＃DIV／0！”的错误信息。这不仅破坏了屏幕显示的美观，特别是在报表打印时出现“＃DIV／0！”的信息更不是用户所希望的。此时，可用IF函数将C1单元格的计算公式更改为：=IF（B1=0，″″，A1／B1）。这样，只有当B1单元格的值是非零时，C1单元格的值才按A1／B1进行计算更新，从而有效地避免了上述情况的出现。

2)    设有C2单元格的计算公式为：=A2＋B2，当A2、B2没有输入数值时，C2出现的结果是“0”，同样，利用IF函数把C2单元格的计算公式更改如下：=IF（AND（A2=″″，B2=″″），″″，A2＋B2）。这样，如果A2与B2单元格均没有输入数值时，C2单元格就不进行A2＋B2的计算更新，也就不会出现“0”值的提示。

  3．设C3单元格存放学生成绩的数据，D3单元格根据C3（学员成绩）情况给出相应的“及格”、“不及格”的信息。可用IF条件函数实现D3单元格的自动填充，D3的计算公式为：=IF（C3＜60，″不及格″，″及格″）

15.    累加小技巧

  我们在工作中常常需要在已有数值的单元格中再增加或减去另一个数。一般是在计算器中计算后再覆盖原有的数据。这样操作起来很不方便。这里有一个小技巧，可以有效地简化老式的工作过程。

  1.创建一个宏：

  选择Excel选单下的“工具→宏→录制新宏”选项；

  宏名为：MyMacro；

  快捷键为:Ctrl＋Shift＋J(只要不和Excel本身的快捷键重名就行)；

  保存在:个人宏工作簿(可以在所有Excel工作簿中使用)。

  2.用鼠标选择“停止录入”工具栏中的方块，停止录入宏。

  3.选择Excel选单下的“工具→宏→Visual Basic编辑器”选项。

  4.在“Visual Basic编辑器”左上角的VBA Project中用鼠标双击VBAProject(Personal.xls)打开“模块→Module1”。

  注意：你的模块可能不是Module1 ,也许是Module2、Module3。

  5.在右侧的代码窗口中将Personal.xls－Module1(Code)中的代码更改为：

  Sub MyMacro( )

  OldValue = Val(ActiveCell.Value )

  InputValue = InputBox(“输入数值，负数前输入减号”,“小小计算器”)

  ActiveCell.Value = Val(OldValue＋InputValue)

  End Sub

  6.关闭Visual Basic编辑器。

  编辑完毕，你可以试试刚刚编辑的宏，按下Shift＋Ctrl＋J键，输入数值并按下“确定”键。(这段代码只提供了加减运算，借以抛砖引玉。)

16.    使Excel个性化

  （一）命令和按钮的增删

  Excel的选单命令和工具栏上的按钮可以用拖动法进行增删。

  1．增删选单命令

  单击Excel“工具”选单下的“自定义”命令，打开其中的“命令”选项卡，在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的选单类别。如果是增加选单命令，你只需在右侧的“命令”格内进行选择，将其拖至对应的选单项，选单自动打开并出现一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除选单命令，只须打开选单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下，打开选单单击右键，选择需要删除的命令，选中快捷选单中的“删除”命令即可。

  2．增删工具栏按钮由于工具栏长度有限，增加按钮之前最好先删除不需要的按钮。方法是，先按前述方法打开“命令”选项卡，再将选单下的工具栏中不需要的按钮拖到“命令”框，该按钮就会在工具栏中消失。也可先打开“自定义”对话框，在需要删除的按钮上单击鼠标右键，选择快捷选单中的“删除”命令即可。

  删除后，你就可以选中“命令”框中要增加的按钮，将其拖到工具栏，插入竖直黑线指示的位置。

  （二）、调整命令和按钮

  1．选单命令

  如果觉得经过增删后的选单命令位置不合适，可按以下方法调整：单击“工具”选单下的“自定义”命令打开对话框，然后按住Alt键，打开选单，用鼠标选中想移动位置的命令，当命令四周出现一个黑框，鼠标指针头部有一个矩形块时按住鼠标拖动，当移动到黑线指示的位置松开鼠标即可。

  2．工具栏按钮工具栏按钮可直接用鼠标拖动的方法调整位置。方法是：先按住Alt键，再用鼠标按住想移动位置的按钮，采用与选单命令相似的方法移动即可。

  （三）、修改按钮图标

  若想使自己的Excel看起来与众不同，可用以下方法修改按钮图标：

  1．用系统图标替换

  打开“自定义”对话框，在需要删除的按钮上单击鼠标右键，打开快捷选单并选“更改按钮图标”，在系统提供的42个图标中选一个单击，则原来的图标被替换。

  2．自行编辑图标

  先打开“自定义”对话框，再用鼠标右键单击要编辑的按钮，在弹出的快捷选单中选择“编辑按钮图标”命令，就会弹出“按钮编辑器”对话框。在此对话框中既可以对当前图标进行编辑，也可以自己再画一个。

  3．粘贴其它按钮

  其它按钮的来源有两个。一是利用工具软件将获得的图标放到剪贴板中，打开“自定义”对话框后用鼠标右键单击要替换的按钮，在弹出的快捷选单中选择“粘贴按钮图标”命令即可。二是将Office 97的其它组件（如Word 97）的按钮放到剪贴板中待用。

  以PowerPoint 97为例，可以在当前工具栏中右击鼠标，选中你需要寻找图标的工具栏放到屏幕上。然后打开“自定义”对话框，用鼠标右键单击你需要的按钮，在弹出的对话框中选择“复制按钮图标”。再按上面介绍的方法粘贴即可。

    修改选单或按钮名称

  打开“自定义”对话框后，用鼠标右键单击欲更改名称的按钮或选单，可见弹出的快捷选单的“命名”后有一输入框，可供你修改选单或按钮名称，只须在框内单击并输入新名称即可。

  （五）、恢复修改

  如果对修改不满意，可按以下方法恢复：打开“自定义”对话框中的“工具栏”选项卡，选中左边“工具栏”下要恢复的对象，单击“重新设置”按钮并在弹出的对话框中单击“确定”即可。

    怎样保护表格中的数据

  假设要实现在合计项和小计项不能输入数据，由公式自动计算。

  首先，输入文字及数字，在合计项F4至F7单元格中依次输入公式：=SUM (B4∶E4)、=SUM(B5∶E5)、=SUM(B6∶E6)、=SUM(B7∶E7)，在小计项B8至F8单元格中依次输入公式：=SUM(B4∶B7)、=SUM(C4∶C7)、=SUM(D4∶D7)、=SUM(E4∶E7)、=SUM(F4∶F7)。在默认情况下，整个表格的单元格都是锁定的，但是，由于工作表没有被保护，因此锁定不起作用。

  选取单元格A1∶F8，点击“格式→单元格”选单，选择“保护”选项，消除锁定复选框前的对勾，单击确定。然后，再选取单元格F4∶F7和B8∶F8，点击“格式→单元格”选单，选择“保护”选项，使锁定复选框选中，单击确定，这样，就把这些单元格锁定了。接着，点击“工具→保护→保护工作表”选单，这时，会要求你输入密码，输入两次相同的密码后，点击确定，工作表就被保护起来了，单元格的锁定也就生效了。今后，可以放心地输入数据而不必担心破坏公式。如果要修改公式，则点击“工具→保护→撤消保护工作表”选单，这时，会要求你输入密码，输入正确的密码后，就可任意修改公式了。

    更复杂的

一、让格式自动添加固定的数字

例子：

  大家知道，身份证号码的前6位，是省、市、区（县）的代号（如“340505”等），如果持证人是同一区（县）的，输入这样的的身份证号码，可以让“数字”标签帮你减轻输入的工作量：选中需要输入身份证号码的单元格（区域），打开“单元格格式”对话框，进入“数字”标签，在“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右侧“类型”下面的方框中输入："340505"@，确定退出。以后输入身份证号码7位及以后的数字（如“198903040611”）后，系统会自动在前面加上相应的代码，形成完整的身份证号码（如“340505198903040611”）。

二.教你使用Excel数组公式

Excel中数组公式非常有用，尤其在不能使用工作表函数直接得到结果时，数组公式显得特别重要，它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。

  输入数组公式首先必须选择用来存放结果的单元格区域（可以是一个单元格），在编辑栏输入公式，然后按Ctrl＋Shift＋Enter组合键锁定数组公式，Excel将在公式两边自动加上花括号“{}”。注意：不要自己键入花括号，否则，Excel认为输入的是一个正文标签。

  选取数组公式所占有的全部区域先选中区域中任意一个单元格，然后按下Ctrl＋/键即可。

  编辑或删除数组公式编辑数组公式时，须选取数组区域并且激活编辑栏，公式两边的花括号将消失，然后编辑公式，最后按Ctrl＋Shift＋Enter键。选取数组公式所占有的全部区域后，按Delete键即可删除数组公式。

  数组常量的使用数组公式中还可使用数组常量，但必须自己键入花括号“{}”将数组常量括起来，并且用“，”和“；”分离元素。其中“，”分离不同列的值，“；”分离不同行的值。

  使用不在工作表中的数组有时，公式仅占用一个单元格时也需要以数组的方式输入。其具体原则是：一个公式使用了数组，并且这个数组不在工作表上，就应该使用数组的方式输入这个公式。

  下面介绍两个使用数组公式的例子。

  1.如需分别计算各商品的销售额，可利用数组公式来实现。

  单元格F2中的公式为：{=SUM(IF(A2:A11=″商品1″，B2:B11＊C2:C11,0))}。这个数组公式创建了一个条件求和，若在A2:A11中出现值“商品1”，则数组公式将B2:B11和C2:C11中与其相对应的值相乘并累加，若是其他值则加零。同时，虽然数组B2:B11和C2:C11均在工作表中，但其相乘的数组B2:B11＊C2:C11不在工作表中，因此必须使用数组公式。

  2.假设要将A1:A50区域中的所有数值舍入到2位小数位，然后对舍入的数值求和。很自然地就会想到使用公式：=ROUND(A1,2)＋ROUND(A2,2)＋…＋ROUND(A50,2)。

  有没有更简捷的算法呢？有。因为数组ROUND(A1:A50,2)并不在工作表中，因此要使用数组的方式输入公式，即：{=SUM(ROUND(A1:A50,2))}。

三、自动更正

  1.从工具菜单中选择“自动更正”，打开自动更正对话框。

  2.在“替换”框中输入数据， 如：“4z”，在“替换为”框中输入数据，如：“枣阳市第四中学”，单击“添加”，再单击 “确定”。

  之后，只需在单元格中输入“4z”两字，即会自动更正为“枣阳市第四中学”。

四、在excel工作表中输入计算公式时，如果想让储存格在显示计算结果和计算公式本身之间切换，您会采取什么方式呢？

  是不是每次都从“工具”>“选项”>“视图”>“窗口选项”>“公式”来切换呢？有没有更简便的方法呢？

  其实，我们可以利用“  Ctrl+`  ”键来决定显示或隐藏公式，每按一次就可让储存格在显示计算的结果和计算公式本身之间自由切换 。

五、快速录入文本文件中的内容

  现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，太浪费时间；将菜单上的数据一个个复制到工作表中，同样也费事。这时！您只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel XP编辑区中，选定菜单栏中的"数据/获取外部数据/导入文本文件"命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，按下"导入"钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。

六、 行列转置

  假如A1-A10单元格中有不同的内容，现在需要将这些内容分别排列在A1、B1、C1、D1...J1单元格中，即将原来在同一列中的内容重新排列在一行中。难道要一个一个单元格去复制粘贴吗？完全不用。

  首先，选中A1-A10单元格，单击右键，在弹出的菜单中选择“复制”命令；接着单击B1单元格，再单击右键，在弹出的菜单中选择“选择性粘贴”命令，弹出对话框，选择其中的复选项“转置”，点击确定。这时你会看到B1、C1....K1单元格中已有了A1-A10单元格中的内容，将A列选中，在右键菜单中删除，此时行列转换工作就完成了。

七、在Excel2000中设计彩色数字

  在你使用Excel2000对一张工作表中的数据进行处理时，有时是不是希望其中某些数据能够有自己特殊的显示格式？比如，现在你有如图的一张Excel工作表，在“总成绩”一栏中，你需要小于120的显示为蓝色，大于120的显示为红色。下述的方法，可以让你的愿望变为现实。该方法是：

1．选中D2:D5的单元格区域。

2．单击“格式”菜单中的“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。

3．单击“分类”列表中的“自定义”选项，在“类型”框中键入“［蓝色］［＜120］；［红色］［＞＝120］”。

4．单击“确定”按钮。

  怎么样，Excel按你的要求显示出不同颜色的数字了吧？

  最后，对在“类型”框中键入的数字格式代码进行简单地说明，“［蓝色］”是对数据显示颜色的设置，除“红色”、“蓝色”外，还可使用六种颜色，它们是黑色、青色、绿色、洋红、白色、黄色。“［＞＝120］”是条件设置，可用的条件运算符有：＞、＜、＞＝、＜＝、＝、＜＞。当有多个条件设置时，各条件设置以分号“；”间隔。

八、减少修改EXCEL参数的秘籍

  在此处设计好的公式，拿到彼处用时，大部分不会完全合适，往往要修改公式中的参数．特别是函数中引用的单元格区域，往往需要修改．所以这里就以单元格区域为例，介绍一种减少或者是避免参数修改的办法．虽然说不上＂万能＂，但将公式任意粘贴而基本不用修改是确实能办到的．

  一个单元格、或者由许多单元格组成的单元格集合都可以作为一个区域，并可以命名一个名字。这许多朋友都知道。但对合理恰当地使用命名区域带来的方便，许多朋友或者是不重视，或者是觉得麻烦而较少使用。不过要实现上面的目标，我建议大家还是尽可能使用命名的区域。其好处如下：

  １、直观易记，区域很多时，形式如（B2:M50）的名字既不好记忆，也难以一下子断定意义，反之，使用区域名字，特别是用中文作为区域名字时，能见文知义，大大减轻了记忆负担。例如，将区域(B2:M50)命名为“三甲物理分”,一见名字就明白意思．

  ２、如果某一区域需要在多个公式中使用，采用区域命名会很方便。例如函数中需要引用“三甲物理分”这个区域时，可以直接拿它当参数．如果想得到那种一次设计，多次重用的“计算模板”，则更是非将区域命名不可。

  ３、如果区域的范围需要扩大或缩小，只需要将原来的名字重新命名一下，而原来使用的函数参数不必改动。例如，要统计上面区域中有效数字的个数，用的公式是：=COUNT(三甲物理分)（注意函数括号内的区域名字不用加双引号）；当需要把该区域扩大或缩小时，可以先将原有的区域名字“三甲物理分”删除，然后重新选定合适的范围再次用这个名字命名，而所有以“三甲物理分”作参数的函数均不须修改而仍能使用。

  乍一看这好像就不错了，其实，这还不算完善．

  前已述及，当函数移到别的地方使用时，其参数一般需要修改。比如要用上面的公式计算二乙班物理成绩的有效数字个数时（这里假设你已经将相应区域命名为“二乙物理分”），则函数中用到区域参数又都要修改为“二乙物理分”。可以推知，即使是只修改这一处参数，在处理很多学科时（因为每个班级可能进行多个学科的考试），修改参数的工作量也很大，况且实际计算中往往同时使用多个公式，更导致参数修改的工作量成几倍增加。以某中学三个年级24个教学班为例，假如每个年级考试5个学科，要求计算出每班各个学科的最高分、平均分、整个年级的前百强学生等项目．这些活儿就是让你用上? 命名的法宝，手工修改参数也会磨坏你的手指！

  怎样才能减少修改的工作量、甚至做到不修改参数就能用呢？这就得需要在函数内间接引用参数。请往下看

    A    B    C

1     三甲物理分    三乙物理分     三甲语文分

2    AVERAGE (三甲物理分)    =AVERAGE (三甲物理分)    =AVERAGE (三甲物理分)

3    AVERAGE (INDIRECT(A1))    AVERAGE (INDIRECT(B1))    AVERAGE (INDIRECT(C1))

  假设先设计好EXCEL工作表，将准备处理的数据区域都进行命名，并把名字依次输入到表中第一行的各个单元格，类似下表那样．为了对两种方法进行比较，我们先在A2单元格中输入公式：＝AVERAGE (三甲物理分),可得出三甲班的物理平均分，结果也正确，缺点就是像上面说的，将公式粘贴在B2、C2单元格中时，括号中的参数并不会自动取出第一行里对应的名字，还需要用手工一一修改！如何让它能＂自动＂引用正确的参数、即能＂自动＂引用第一行对应单元格里的文字呢？可以使用函数INDIRECT(  )．

  在EXCEL中，函数INDIRECT(  )的作用比较特殊．其作用介绍如下：例如已知存放在A1单元格中的文字＂三甲物理分＂是一个区域名字，当用INDIRECT(A1)函数时，可以通过A1单元格获得对＂三甲物理分＂区域的引用．好！下面我们验证一下：请你在上表中的A3单元格中输入：＝AVERAGE (INDIRECT(A1)) ,从得出的结果看，与A2单元格中使用的公式结果相同．从公式的组成看，多了函数INDIRECT(A1)，省去了区域名字！注意，这就是激动人心的关键点了：当你用鼠标拖拽的办法向右边单元格粘贴这个公式后，会发现这些单元格中的公式已经＂自动＂地引用了相应区域的名字，你连一个参数也不用修改就得出了正确结果！？？这不正是实现了我们苦苦追求的目标吗？怎么样，很爽吧？

  感谢你有耐心看到这里，下面我再送你一个＂秘密武器＂

  上面介绍的那个有功劳的函数是INDIRECT(  )，它是解决名字引用的，当要引用的单元格中是数值时，它就不管用了．能引用单元格数值的是另一个函数VALUE()。它的用法是：如果在A2单元格中存放有数字85，那么在A3单元格输入：＝VALUE(A2),在A3中也能得到85这个数字。要只是这样的代换显然意义不大，但把它用在公式中后意义就大不一样了。看下表：第二行中的数字是该学科达到“优秀”的分

A    B    C

三乙物理分    三乙物理分    三甲语文分

85    87    80

=COUNTIF(INDIRECT(A1,),"$#@62;="&VALUE(A2))    =COUNTIF(IN A DIRECT(B1,),"$#@62;="&VALUE(B2))    =COUNTIF(INDIRECT(C1,),"$#@62;="&VALUE(C2))

  数线，我们的目的是：在第三行中根据该学科的分数线求出该学科达到优秀成绩的人数．由于不同学科划定优秀的分数线一般也不同．要是直接了当的话，在A3中使用公式＝COUNTIF((INDIRECT(A1,),"$#@62;=85")就可以，但这样用到B列又会遇到类似上面的修改参数问题。要也像上面那样能＂自动＂引用第二行中的分数线该多好啊！别急， 把VALUE()函数用上就成了！我们把A3中的公式改成：=COUNTIF(INDIRECT(A1,),"$#@62;="&VALUE(A2))．请你把这个公式向右面粘贴，可以发现，不用修改任何参数就能＂自动＂地引用正确的单元格了．

  如果你能够熟练应用INDIRECT(  )和VALUE()这两个函数，再加上区域命名的法宝，会给你带来不小的方便！

  至于制作能多次使用的计算＂模板＂，我采用的是很懒也很容易的方法：将上一次用过的EXCEL文件用＂另存为＂作个备份，然后打开，只将原始数据清去，其他全部保留，就成了一个＂模板＂．这样，只需要输入原始数据，立即会得到结果，免去了输入公式，设计格式等一大堆麻烦．

九、技巧1：给别人看，但不给别人动

  辛辛苦苦地设计了一个数据库或者表格，却被别人毛手毛脚地搞乱了，是不是很恼火？如果 是私人文件还好，只要设个密码就可以了，偏偏这是要别人往里面填数据或者是要给大家参考的，往往由于他人的“不小心”，而导致自己要重做整个表格，这种事情不知道大家遇到没有，我可是遇到过，辛苦加班加点用了7天才设计好的表格，因为没做好防护措施，致使....哎,伤心往事,不说也罢!

  现在,我教大家一个好办法,让别人只能看,不能动!

  为了防止别人无意改动表格的内容(尤其是一些计算公式),我们必须把这些单元格设成“只读”!

  把不需要保护的的单元格选定，单击右键,设置单元格,将保护标签中的锁定复选框清除，然后对该工作表设置保护。此时，锁定的单元格是只读的，刚才已被清除锁定复选框的单元则可以正常输入。当然,如果你连某些单元的内容也不想别人看到,在确定这些单元保护标签中的锁定复 选框是选中的情况下,再选择隐藏即可,这样将不显示这些单元其中的内容。但是你必须对工作表或工作簿实施保护后,你的保护和隐藏才有效。要保护工作表,可按以下选择: [工具]→[保护]→[保护工作表]→选择密码，重复输入相同密码，这样，以后要进入这个工作表，只要输入密码即可 。

  技巧2：得到偶数的单元格的相加值

  因为工作需要，要得到偶数的单元格的值相加之和，以下是具体的要求和思路：

  要求：得到A2+A4+A6+A8+A10+A12+A14......之和，假如是少还好办，假如有数十个相加的话就不好办了，怎样才能用一个公式来搞定它呢？？？

  思路：呵呵，我已得到答案了！先用一列来得到当前行的行号，你可在C1输入1，然后向下拖得到每一行的行号,再用一列来判断当前行是否为偶数行，输入公式：＂=IF（INT（C1/2）=C1/2，A1，0）＂，然后再累加C列即可。

  函数解析：其中的INT函数为判断C1/2是否为整数,如果C1是偶数C1/2当然是整数了,IF函数判断INT(C1/2)是否为偶数,如是,则取A列值,如果不是,就取0值。

  看懂以上公式后，再教你一个更简单的方法：用ROW函数．ROW（）可以得到当前行的行号，这样，判断当前行是否为偶数就不用再增加C列了，只要直接输入公式：＂=IF（INT（ROW（? ）=ROW（）/2，A1，0）＂，向下拖动，累加即可。

  技巧3：如何使Excel中数字计算自动四舍五入

  目的：要对一个单元格中的数据（利用函数计算得出的）在它本身所在的单元格内进行四舍五入。

  //* 假设B1单元格内容为：=if(A1$#@62;5,6234*.05) *//

  1.如果B1单元此后不再加入其他运算，只要：

    右键单击B1 → 设置单元格格式 → 小数位数调整到2位.

    或者单击B1，选择快捷菜单上的 ＂千分格式＂ ，再选择快捷菜单上的 ＂退一位小数位＂ 即可。

  2.如果B1单元此后还要再加入其他运算，只要：

    在B1单元，将原有内容加入ROUND函数即可：=round(if(A1$#@62;5,6234*.05),2)

    其中，最后一位数＂2＂代表你想要数据参与计算的结果截止到小数点后两位，如果想要三位，直接改成＂3＂即可。

  以上第一种方法只能达到显示上的四舍五入，当数据再次参与计算时，将不会以四舍五入后的数值参与。第二种方法，当数据再次参与计算时，将以四舍五入后的数值（即其显示在单元格中的数据）参与计算。

  技巧4：将键入的阿拉伯数字自动转换成人民币大写金额

  在使用EXCEL过程中，在制作财务凭证时经常需要将数字表示为大写的数字金额，可用设置单元格格式的方法来实现：

  1.首先鼠标右键单击需要用大写金额显示的单元格。

  2.(*假设此单元格金额为123.50元*)  → 设置单元格格式 → 数字 → 自定义 → 在类型框中输入  [DBNum2]0"百"0"拾"0"元"0"角""整"  即可将选中的单元格中的数字显示为大写金额：（壹百贰拾叁元伍角整）。

    (*假设此单元格金额为1234.51元*)  →  设置单元格格式  →  数字  →  自定义  →  在类型框中输入  [DBNum2]0"千"0"百"0"拾"0"元"0"角"0"分""整"  即可将选中的单元格中的数字显示为大写金额：（壹千贰百叁拾肆元伍角壹分整）。

用Excel制作<<往来帐表>>

2000-03-02? 齐孔骐?cpcw

  在商务活动中少不了往来账，如果用电脑将这些账汇总在一张表上，需要查看分户细表时只要点击一下分户名称，分户表就会自动调出来，这样我就会很轻松地工作。下面我们就让Excel97的模板来为你完成吧。

  一、往来账表模板的制作

  1？先制作一张“往来账汇总表”，范围从A4至G35，加上表格线，在第4行设7个字段，从A4至G4字段名分别是“编号”、“分户名称”、“应收账款”等。

  2？在G5单元格中设公式：=C5－D5＋E5－F5，然后向下填充至本表格的最后一行的G35单元格。同时在表最后一行的C35至F35设列求和。

  3？在表上部的适当位置分别输入标题“往来账汇总表”、“单位”和“统计时间”。

  4？制作分户细表：每张分户表设为15行，第一分户表范围是A3至G17，其栏目及公式设置与汇总表一样，设本工作表标签为“分户1表”。在这张工作表中是每一分户设一张表。在第一张表的抬头左边第一单元格A2中填“对方：”。

  5？建立关联：

  (1)分户名的关联：汇总表的一行对应一张分户表，以第一户为例：设户名“AAA”。先在分户表的抬头名称位置B2中填入“AAA”，并右击B2在快捷菜单中击复制，然后跳到汇总表点击“分户名称”列下的第一单元格B5，右击选择“选择性粘贴\粘贴链接”。以后在分户表中“AAA”单元格中更改名称时汇总表的B5相应分户名称也随着自动更改。

  (2)统计数字的关联：在“AAA”分户表的最后一行，定义C17至F17单元格，然后右击选择“复制”，再跳到汇总表的分户名“AAA”的那一行，选定C5单元格，再右击选择“选择性粘贴\粘贴链接”。这样只要在分户表上输入数据，其结果都会自动汇总到汇总表。

  (3)在汇总表中查找对应分户细表的关联：先将分户表“AAA”整张表格定义，范围A2至G17。通过菜单的“插入\名称\定义”，填入分户名“AAA”，跳到汇总表，单击B5分户名“AAA”单元格，在工具栏上点击超级链接，出现对话框：

  ①选择在“文件中有名称的位置(非必选项)”下的“浏览”。

  ②选择“定义名称”。

  ③选择“AAA”名称。

  ④最后点击“确定”。

  这样只要在汇总表的分户名称栏内点击分户名称，相应的分户细表就会自动调到界面上来。

  以此类推制作其它分户的关联。

  6？汇总表的保护：

  定义第二行的B2和G2单元格，通过菜单“格式\单元格\保护”，取消“锁定”后，进行工作表保护设定。这样这张汇总表除了使用单位名称B2和统计时间G2单元格可以输入数据外，其它单元格都被锁死，从而保护了工作表。

  完成设计后此表如图所示，将表名定为《往来账表》，将它另存到Template模板的目录栏中。

  二、《往来账表》的生成及使用

  在Excel97中通过“文件—新建”在模板中双击《往来账表》模板，便会自动产生一个名为《往来账表1》的xls文件。

  在《往来账表1》中含有两张工件表：（汇总表、分户表），两表相关联。只要在分户表中填入往来发生额，汇总表即会自动加以汇总。当在汇总表中，需要查阅某分户细目时，只要在汇总表上单击该分户名称，便会自动调出相对应的分户表。

忘记了密码，无法修改Excel文件

  先前在Excel 97设置了表格密码保护，现在要修改表格，却忘记了密码。请问有什么方法可清除或找回密码？

  可以使用专门清除Excel密码的软件Advanced Excel 97 PassWord Recovery(下载地址：http://www.onlinedown.net/AEPR.HTM）。具体操作可以参考前文介绍的破解Word密码的方法，在此就不赘述了。

  Excel中有很多空行

  经常会发现要处理的Excel表格里面包含有很多空行。在进行数据整理和统计的时候特别不方便，有没有比较简便的方法能够把所有的空行一次性删除掉？

  可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。具体的操作方法如下：

  ①在Excel表格中插入一个新的空行。

  ②按下CTRL+A键，选择整个工作表，用鼠标单击[数据]---[筛选]---[自动筛选]，如图2---1---116。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉菜单。在这些菜单中选择“空白，”如图2---1---117所示，一直筛选到页面内已看不到数据为止。

  ③确保所有数据都被选中后，单击[编辑]---[删除行]，如图2---1---118，然后按“确定”按钮，这时所有的空行都会被删除。

  ④单击[数据]---[筛选]---[自动筛选]，工作表中的数据就全恢复了。

  插入一个空行是为了避免删除第一行数据。如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制、粘贴到原工作表的相应位置上。

PowerPoint文件无法转换成Word文件

  想把PowerPoint文件转换Word文件，作为资料进行进一步编辑。结果发现PowerPoint无法将PowerPoint文件另存为Word文档。

  PowerPoint确实不能直接将PPT文件保存为Word文档，但可以将PPT文件另存为“RTF”或“WEB”文件，如图2---1---126，然后在Word中打开

对录入值限定大小、长度等

1、在Excel中，单击“数据”菜单下的“有效性”命令，弹出“数据有效性”窗体，如：在“设置”选项卡中的“允许”项中选择“小数”，将数据范围设为0到150等。

  在“输入信息”选项卡中可以设置提示性文字，而“出错警告”中可以设置出错后的处理方式和提示内容，在“输入法模式”中可以设定单元格的输入法模式。这样就可以对单元格中所输入的值进行限制，如果输入的值不在有效性规定许可的范围内，就会立刻给出出错信息。使用户可以及早发现并进行改正