通灵珠宝老总:有效管理时间100则

时间管理法则100条

了解时间  

 

时间是我们最宝贵的资源，通过分析我们时间的使用情况，才有可能掌握适于工作场所内外，最为有效的时间使用方法。

 

1. 每天要回顾，急事需优先。

 

2. 对于很棘手的任务，先从一小部分入手，立即处理。

 

3. 考虑一天的日程安排，采用相应的工作方法。

 

4. 不值得去做的事，派下属代劳。

 

5. 工作日化整为零，每段30分钟。

 

6. 重温日程安排，评价工作效率。

 

7. 安排日程时，留点时间用于思考。

 

8. 预测工作用时，看看是否准确。

 

9. 要随时做日程记录，单凭记忆不大可靠。

 

制订计划

 

如果你不知道明天的行动方向，你就不能决定今天要干甚么。改进时间支配的任何方法都有赖于对目标的清楚了解。

 

10.化长远规划为一周、一日的行动计划。

 

11.绘出工作履历表，计划下一步干甚么。

 

12.几项任务难分先后顺序，另辟蹊径寻找第二方案。

 

13.协调你与上级在工作安排的先后顺序上存在的差异。

 

14.要及时发现与同事在工作安排先后上的矛盾。

 

15.把日志中的所有工作按重要性分类。

 

16.如果你的工作表上全是A类任务，委托别人代办或重新分类。

 

17.根据情况的变化和新信息的出现，不断变更工作的优先级。

 

18.讨论应该简短，避免没有结论的提问。

 

19.每天给自己有段安静的时间。

 

20.不要担心电话机没有搁好。

 

21.记录你的体力、脑力出现高峰的时间，了解它们能持续多久。

 

22.留些精力给家庭生活和工作之后的消遣。

 

23.建议公司以弹性工作时间运作，以提高工作效率。

 

24.挑选一种看起来美观，用起来称心的日志。

 

25.你的日志里永远放枝笔，随时记录信息和日期。

 

26.用彩色笔标示出任务的不同重要性。

 

27.确定的期限要合乎实际，定期限为的是促进你完成任务而不是要制造紧张。

 

28.委托该委托的工作，无论那是你喜欢的还是不喜欢的工作。

 

29.工作按时完成后，应该自我奖励。

 

30.在日志上制订计划，不要超前一年。

 

31.要保证你每天至少办了一件令你愉快的事。

 

32.晚上的最后一件事，读篇你最喜欢的作者的文章。

 

34.使用电子记事簿列出自己的弱点，然后计划逐一加以克服。

 

35.写字桌上没用的东西清理走，只把现在的工作留在手边。

 

 

 

 

 

立即做出改变

 

这里有许多实际的工作可以去做??无论是清理写字桌并使其保持整洁，还是使计算机内的文文件分类清晰，都可以在短期或长期内提高你的工作效率。

 

36.留心告示贴"式的便条，小心丢失。

 

37.每天都要清理干净，不要把脏乱留到明天。

 

38.文件z里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度。

 

39.办公室里放一架钟，你和客人都能看见。

 

40.每隔几个月，重新检查档案系统。

 

41.建立一种档案系统，它将与你和你的生意一起发展兴隆。

 

42.定期查阅你的存盘，把不再需要的文件丢掉。

 

43.将较难归类的文件统一放入一档案夹中，贴上"其它"卷标。

 

44.只把将来要参考的重要文件存盘。

 

45.打给你的电话首先由秘书或同事接听。

 

46.拿起电话听筒暗示会议结束。

 

47.如果有人跟ｚ着你走进办公室，你不要坐下来。

 

48.如果门开ｚ着，你的座位不要放在别人的视野之中。

 

49.把你认为不需要的信息都扔掉。

 

50.利用一切机会尽可能站ｚ着碰下面──以便能随时离开。

 

51.只为那些需要知道的人员复印信息资料。

 

52.停止订阅你不再阅读的杂志。

 

53.取走你希望保存的报刊，存盘留作参考。

 

54.写字桌上只留最重要的读物。

 

55.评价每条信息与正在进行的工作的相关性。

 

56.在打断别人之前要想到他们的时间与你的时间同样宝贵。

 

57.其它的选择行不通时，才考虑召开会议。

 

58.不要对同事随意猜测。

 

59.在你打电话之前，做一次放松的深呼吸。

 

60.打电话时要避免精力分散，集中精力听对方在说些甚么。

 

61.你在打电话时，把另一件工作放在手边，以防你要久等。

 

62.告诉别人甚么时候可以给你打电话。

 

63.为了避免被打断工作，你可以换一条电话线路。

 

64.千万不要把要写的材料向后拖－－这样会越积越多。

 

65.在你必须阅读的报告上划出关键的句子。

 

66.快速阅读报纸的标题。

 

67.把重要的参考材料与其它文件分开。

 

68.每月一次清理你计算机里的不需要文件。

 

69.仔细考虑你的计算机配置。

 

70.确保你的电子邮件简短，地址准确。

 

71.要鼓励别人表达自己的意见，即使他们的观点与你的相反。

 

72.要多听少说，使会议开得简短。

 

73.如果日常例会超过了一小时，请同事?quot;紧急"打断它。

 

74.对议程中的每个专题都要分配一定的时间。

 

75.鼓励人们只参加会议中与他们有关的部分。

 

76.在会议的备忘录上记下会议通过的事项。

 

77.旅行之前评估这次旅行是否必要，钱花得是否值得。

 

78.如果可能，把你需带的每件东西全都塞进一个小手提箱z里。

 

79.带点工作在候机楼z里做，以防飞机延迟。

 

80.按目的地的当地时间拨好手表。

 

81.在打电话之前，核查酒店对电话的收费。

 

82.核查你的电子装备在国外使用时是否需要适配器。

 

83.每年要安排二到三个短的假期，而不是一干到底。

 

84.定期留出一点时间来追求业余爱好，和享受休闲放松的乐趣。

 

85.志在每天尝试新东西

 

 

 

 

 

支配别人的时间

 

为了把你的时间安排得尽善尽美，同样你必须要支配好职员、同事和下属的时间。学会授权或委?他们去替仔办事、分担任务，掌握好同上下级相处的艺术。

 

86.要保持很高的期望值，人们会将努力付诸实践。

 

87.劝说别人的时候要用事实，而不是用感情。

 

88.关心别人想得到甚么。

 

89.听到和聆听是不同的，要学会聆听。

 

90.当你把任务授权别人去办的时候，确保你把目的说得相当清楚。

 

91.留点时间来做你一个人可以做的事。

 

92.要有一张核查表，帮助你监察已委托工作的进度。

 

93.奖励要慷慨，训斥要适度。

 

94.对授权别人的任务要设定明确的，切实可行的完成时间。

 

95.不要让同事用不重要的事来分散你的精力。

 

96.在同事的办公室里召开会议，这样在你需要的时候则可以离场。

 

97. 专门留出时间，让你的办公室向全体人员开放。

 

98.只有当你有不止一个疑难问题需要讨论的时候，才去请教你的同事。

 

99.揣摹老板的工作模式，并试图采纳。

 

100.询问老板的家庭生活??这将有助于你与他建立好关系。

 

101.记住时间是最民主的，没人比你的多，也没人比你的少。

 

时间管理的40项准则 您/我是否做到了?

"不善于支配时间的人，经常都感到时间不够用"。这一句话具有相当的真实性。但是，怎么样才能善用时间呢?这是过去十几年来时间管理专家所试图解答的一个问题。底下的一份自我测验表总共搜集了四十道题目。所有这一些题目的正面答复皆表示时间管理专家所倡议的"有效的时间管理准则"，至于它们的反面答复则表示时间管理专家所力图劝阻的行为。希望管理者至少每隔六个月即根据这份测验表进行一次自我检讨与自我改进。

　　1.我是否用尽面订下一套明确的远期、中期、与近期目标?

　　2.对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念?

　　3.在一个工作日开始之前，我是否已编妥该工作日之工作次序?

　　4.我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据?

　　5.我是否把注意力集中于目标而非集中于程序，又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据?

　　6.我是否在于富于效率的时间内做重要的事?

　　7.我今天会否为达成远期、中期、或近期目标做过某些事?

　　8.我是否每天都保留少量的时间做计划，并思考与我的工作有关的问题?

　　9.我是否善用上下班的时间?

　　10.我是否故意减少中午的食量，以免在下午打瞌睡?

　　11.我是否对自己的作息时间做松驰的安排，以令自己拥有时间应付突发的危机及意外事件?

　　12.我是否尽量将工作授权他人处理?

　　13.我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理?

　　14.我是否根据"权责相称"之原则从事授权?

　　15.我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行"反授权"?

　　16.我是否有效地利用部属之协助以令自己对时间获致较佳之掌握，而同时避免令自己成为浪费部属时间的瓶颈?

　　17.我是否采取某些步骤以防止一些无用的资料及刊物摆置在我的办公桌上并占用我的时间?

　　18.当我有所选择时，我是否尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情，而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通?

　　19.除了在例外情况下，我是否尝试在下班后把工作置之不理?

　　20.倘若有需要加班，而且可自由选择加班时间，我是否宁可提早上班而不延迟下班?

　　21.我是否迫使自己迅速地作出一些微小的决策?

　　22.我是否在获致关键性资料的第一时间即从事决策之制定?

　　23.对对循环性的危机，我是否经常保持警觉，并采取遏止之行动?

　　24.我是否经常为自己及他人定下工作的完成时限?

　　25.最近我会否终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动?

　　26.我是否在口袋中或手提包中，携带一些物件，以偶然 空余时间(如在排队时，在等候室中、在火车上，或在飞机上)取出处理?

　　27.当我面对许多需要解决的问题时，我是否应用(80/20原理"(即指只掌握20%的重要问题，而不受80%的不重要的问题所羁绊)以对付之?

　　28.我是否真正能够控制自己的时间?我的行动是否取决于自己，非取决于环境，或他人之优先次序?

　　29.我是否试图对每一种文件只作一次的处理?

　　30.我是否积极地设法避免常见的干扰(如访客、会议、电话等)之持续妨碍我每天的工作?

　　31.我是否尝试面对现实，思考现在需要做的事情，而非缅怀过去之成败或担心未来之一切?

　　32.我是否将时间的货币价值铭记于心中?

　　33.我是否腾出一些时间为部属提供训练?

　　34.我是否尽量将电话集中在一起?在打电话之前是否先准备好有关的资料?

　　35.我是否拥有一套处置各类文件的系统?

　　36.我是否有时采取"门户封闭"政策以免工作受到他人之干扰?

　　37.在一天工作完了时我是否自问：那些工作无法按原定计划进行?无法按原定计划进行的原因何在?以后如何补救?

　　38.在我筹备会议之前，我是否先探寻取代会议的各种可行途径?

　　39.开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能?

　　40.我是否定期检视自己的时间支配方式以确定有无重蹈以往的各种时间陷阱?