高尚领域行政公馆二期:打印保存：电子文件管理的权宜之计而非长久之策

     打印保存：电子文件管理的权宜之计而非长久之策
                                                    北京紫光慧图信息技术有限公司      吴国声 总经理
                          中国人民大学信息资源管理学院      徐拥军 副教授摘自档案知网

        近年来，我国许多档案部门提出要对电子文件进行“异质异地”保存备份。笔者认为：异地保存备份是很有必要的，例如，2008年四川汶川大地震中许多档案被损毁，若在其他地方保存有这些档案的备份的话，就可以减少历史文化的损失。在当前人员、技术、标准欠缺的条件下，对于重要的、具有长久保存价值的电子文件进行异质保存备份（主要是打印成纸质文件，也包括制成缩微档案），也是必须的；但是，我们不应该将打印当作归档保存电子文件唯一的、可靠的长久之计，因为将电子文件打印归档保存并不科学也不可行。
      事实上，在电子文件应用初期，世界各国几乎都采用了将电子文件打印成纸质文件的方式，以保存电子文件的信息内容。例如，1993年之前，美国规定联邦政府的任何重要文件都应该打印出来，并保存到正式的文件保管系统中去；如果电子形式的文件已经被打印出来了，那么它就可以被删除。20世纪80年代，澳大利亚人处理电子文件的方式还是基于传统思维，当时他们提出的口号是“Need It！Print It, File It.”（如果需要，就把它打印出来！把它立卷归档！）。[1]但是随着时间的推移，人们对电子文件认识的水平逐渐提高，美国、澳大利亚等国的文件、档案管理工作者，以及法律工作者越来越意识到：打印并非归档保存电子文件的科学可行办法，电子文件必须归档保存于计算机系统中。
      之所以说，将电子文件打印归档保存的方式不科学、不可行，原因主要有三：
      第一，打印归档保存会损害电子文件的背景、结构信息，从而导致文件丧失证据效力。大家知道，电子文件由内容、背景、结构三个基本要素构成。内容（content）是指文件中所包含的表达作者意图的信息；背景（context，亦称为“上下文”）是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括表示文件来源与传送目的地的信息以及与内容信息相关的其他信息，如发文者、签署人、文件生成日期、收件者等；结构（structure）是指文件内容信息的组织表达方式，如文章的段落安排，电子文件所使用的代码、格式，以及载体、附件等方面的信息。内容、背景和结构这几部分信息关联在一起才成其为一份文件。[2]电子文件的打印件很难包含电子文件的背景和结构信息，比如电子文件修改痕迹、形成过程、技术特征、外观效果等，而这些信息是记录历史事件的重要信息，是文件具有凭证效力的关键所在。例如，1989年1月，负责专门保管解密文件的美国国家安全档案馆得知，老布什上台前，里根政府以给新政府腾出存储空间为名，要删除计算机系统中所有的电子邮件，于是将里根和老布什告上法庭；与此同时，他们发现美国文件与档案署（NARA）对这一做法采取了支持性的政策——联邦政府的任何重要文件都应该打印下来，并正式保存，如果电子形式的文件被打印下来，那么可予删除。因此，NARA代理署长彼得森也成为被告。四年后，法官做出判决，认为被告的行为触犯了联邦文件法。被告不服，上诉，仍维持原判。理由是打印文本并不能包括与具体文件相关的全部信息，如发送者和接收者的识别信息，确认信息收发的信息，收到的日期和时间等。[3]可见，打印保存会损害电子文件的背景、结构信息，从而造成文件丧失证据效力。
      第二，并非所有的电子文件都能被打印成纸质文件。目前，能打印成纸质文件的电子文件主要是文本、文档格式的文件，至于网页文件、GIS文件、CAD文件、音频文件、视频文件、大型数据库文件、多媒体文件或超媒体文件等类型的电子文件则是很难或根本无法打印的，而且现在这些类型的电子文件数量越来越多。美国国家档案馆、加拿大国家图书与档案馆中保存的电子文件中相当大的一部分就是音频、视频、网页、多媒体和其他特殊格式的文件。
      第三，电子文件数量太庞大不可能全部打印成纸质文件。据美国《纽约时报》2008年11月27日报道：布什政府电子文件存储量大约为1亿GB（约为10万TB），这一数值约为前总统克林顿两届政府档案总量的50倍。[4]按照美国国家档案馆的预测，至2022年（从2010年起未来12年）其容量将猛增约30倍。[5]根据我国国家档案局2006年调查，中央和国家机关、中央企业已有80％的单位采用了办公自动化或电子政务系统，已产生各类电子文件近2亿件。[6]另据统计，从2000年至2005年，我国仅通过书生电子公文系统发送的电子公文数量平均每个工作日超过1.8万份，累计发送的电子公文数量超过1,500万份。[7]如此数量庞大的电子文件数量，如果全部打印出来，需要耗费多少纸质啊，会造成多大的环境破坏啊！一架运七飞机的设计、制造电子文件若全部打印成纸质文件，其纸质文件的体积超过了飞机本身的体积。据四川省政府估计，推行无纸化办公，一年可节省纸张630万张；[8]黑龙江省政府估计，推行公文无纸化传输，一年可节省纸张40万张。[9]可见，从节约资源、保护环境的角度来说，我们也不可能将电子文件全部打印归档。
      因此，从上个世纪末开始，世界各国纷纷抛弃将电子文件打印归档保存的政策，转而实行“怎么生成就怎么保存”的政策，即文件生成时是纸质的，就以纸质形式保存；文件生成时是电子的，就以电子形式保存。例如，美国国家档案馆对联邦政府机构档案的接收已完全实现电子化，对于相同内容的文件接收了电子文件，就不再接收相应的纸质文件。他们认为电子文件的安全性已经达到100%。丹麦提出全面使用电子文件替代纸质文件。加拿大国家图书与档案馆只接收电子文件进馆。日本提出“绿色IT”计划，倡导无纸化办公，以减少纸张和其他物质资源的消耗。[10]
       综上所述，将电子文件打印成纸质文件归档保存的做法，不科学也不可行，只能是在当前我国制度标准欠缺、技术研发能力不足的条件下的一种权宜之计而非长久之策。最终，我国必须依靠健全制度标准体系、开发功能完备的电子文件管理系统来实现对电子文件的长久、安全保存。

北京紫光慧图信息技术有限公司版权所有http://www.unis-vitova.com/
转载需标明来源

注释：
[1]冯惠玲、刘越男等著：《电子文件管理国家战略》，中国人民大学出版社，2011年版，第12页
[2]冯惠玲主编：《政府电子文件管理》，中国人民大学出版社，2004年版，第3页
[3]傅华：《美国电子文件管理的十年官司及启示》，载《中国档案》，2000年第6期
[4]http://news.ifeng.com/world/200812/1228_16_943543.shtml
[5]冯惠玲在2009年6月“电子文件管理国家战略国际学术研讨会”开幕式上的发言
[6]杨冬权：《贯彻王刚同志重要批示精神以建设电子文件中心为突破口，全面建立有中国特色的电子文件管理体系  ——在全国电子文件中心建设经验交流会上的讲话》，2007年4月27日，http://jda.cq.gov.cn/templet/default/ShowArticle.jsp?id=5277
[7]高赛：《电子公文运行十年，电子政务迈向更高层》，http://industry.ccidnet.com/art/884/20060519/557163_1.html
[8]《无纸化推行 四川距电子办公时代有多远》，http://www.sc.gov.cn/jrsc/200707/t20070706_190454.shtml
[9]《省政府无纸化办公一年节约纸张40万张》，http://info.paper.hc360.com/2005/12/26092328233.shtml
[10]冯惠玲、赵国俊等著：《中国电子文件管理：问题与对策》，中国人民大学出版社，2009年版，第51-52页