黄金叶小天叶 黄金眼:分享采购员资料整理心得
来源:百度文库 编辑:九乡新闻网 时间:2024/07/14 08:35:38
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张国刚
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采购职员的资料确实是良多的,咱们细细的分分类,看看我们采购平时接触的有哪些:
从寻找供给商开始有:
1.“供给商开发记实表”
2.“供给商调查表”
3.“供给商访厂记实表”
4.“供给商基本资料表”
5.“合格供给商表”
6.“供给商审核表”
7.“供给商目录”
8.“报价单”
9.“图纸”
10.“样品单”
11.“样品测试合格表”
12.“采购单”
13.“异常产品讲演处理单”
14.“不良退货单”
15.“样品(什物哦)”
16.“认证讲演”如什么SGS讲演,TUV,CE,FCC等等
17.及公司其他政策性资料等等。
以上以内容做了一个大概分类,但是,如tiny会员说的一样,“业务较繁忙 报价单满天飞 有的一页纸就一个产品报价 新价旧价一团糟”,我们如何将满天飞,新旧,重复的资料收拾整顿得有头有绪呢?这里面是需要一些个人平时不嫌麻烦及利用好电脑和扫描仪,是可以办到的。
1.对自己的要求是,天天的资料一定要在当天收拾整顿完毕
2.不要审请太多的文件夹。我想你的桌子一定摆不下的,将常用的重要的放在手边上就行。
3.请将资料扫描到电脑里保留,纸太多了,你就会像在雪地里找雪籽一样的难题和烦恼。
4.不要使用传真纸保留,时间一长,重要的内容就会看不清晰,你就有麻烦。最好复印一张。而且纸张规格一样,夹在文件夹中也看得人很惬意不是。
5.在电脑中建立祥细资料夹。不要存在一个文件夹中(假如你不明白什么叫文件夹,那我就白讲了)
6.每个文件名存档时一定不能偷懒,简朴了事的存起来,我可以拍胸脯告诉你,你以后绝对是白做以上的事情。
说了这么多,怎样做呢?
别急,治理文件是考验你的时候到了。
第一,我们要做的是先想想自己工作接触到那些资料,像我上面进行分类。一定要先当真的思索,那些是纸质文件多,那些是电子文档多。为什么要这样说呢?假如纸质多,你就有可能没有时间一张张的扫描到电脑中,如一些认证讲演,几十页,你没有良多时间去做了,对分歧错误。但对于报价单这种,你就需要扫描进去,由于报价单是常用的,有参考价值,丢了吧,不行。不丢吧,多得不知如何寻找到,即是没有。也就是说,还要看他重要不重要,常用不常用。
给你一个公式来判定:
1. 常用及重要资料
2.常用及不重要资料
3.重要不常用资料
4.不重要也不常用资料
这个公式不但是可以帮你判定资料的治理,同样也适于你工作处理事情的效率。哈哈
第二,在电脑中专门用其中一个盘进行建立文件夹,好比:报价单。我需要对这个进行长叙。分类是一个重点,但是分类出来,还要看你资料能不能很有系统性。这也是很麻烦的。我打个比方说,你可能按我上面的意思做了报价单收拾整顿,将全部厂商报价单放在一个文件夹,如果A厂报价1,2,3,的产品价格,B厂报价2,3,4,C厂报价1,3,4,你上司让你对比他们的价格,你就会不轻易那些找到了。做资料分析就出不来了。所以,你先应该这样分大类:
A:按产品分大类
B:按厂商分大类
C:按合格厂商分类
D:按开发中厂商分类
E:按已合作厂商分类
F:其他
我在这里重点讲一下按产品分类和按厂商分类
产品分类:
采购职员不止只采购一个产品,如果有A,B,C,D,E,F这六大类产品
你就需要建立这六个文件夹,然后再按厂商分类:
“A产品”文件夹里面有à“001厂”,“002”,“003”…….这些厂商
好,如果“001厂”,它里面还有“报价单”,“工程图面”,“厂商基本资料表”,“认证”,所以,你还要再分类建立资料夹。
厂商分类:
实在与产品分类相似,你先建立厂商,再建立他有几种产品。后面都是一样的。
第三,每个文件夹分好类建好后,就是保留了,我前面讲到,怎样命名文件是个很重要的事情。命名规则是很讲究的,太简朴了,不利于搜索,不利于查看。我们需要的是从文件名就能看得出来内容的意思。这是我们要求。我是这样命名的:
厂商+商品名称型号+内容+日期
这样写你可能还不明白,写个例子:
“红日公司 手机 报价单 2007.7.25”
这你可能看懂了吧。
我们以报价单为例再祥谈治理文件碰到的题目。
厂商报价过程中,可能会把好几款产品,或者好几款不同的规格产品报价一起。那我们该怎样做?实际是这是很常用的事情。而且仍是改正后的报价单,新报价,旧报价。
我为什么要用到扫描仪和电脑进行资料治理呢?现在他们作用就来了,A厂商今天传了一份新的报价单,单价进行了部份更正,而且加了新的产品报价。
首先无论他,先扫描到电脑中,然后按命名规则起名字。由于A厂报价6款产品,其中3款更正了报价,还增加了一款产品报价。最可恶还不是统一类的产品,所以,没有办法,我们必需要有恒心耐心来做好这个事情。之前的报价单存在电脑上不动。这一份新报价单中你需要分6个文件存起来,就是说,先复制成6份相同的文件,再修改一下商品名称型号就可以了。然后剪贴到相关的文件夹中就行。
上面我们讲到还只是6款产品,假如这家厂商一下子报价几十种规格,或者上百种规格我们是不是也要这样做?我想,首先人的懒惰性会直接告诉你,“我不想动啊,好累哦”。所以,我们的直觉告诉自己这是对的。厂商报价人也不是不照顾到自己治理产品和文件的难度。他肯定也是将类似规格产品放在一起的。要不然他也会很难过的。所以,对于良多产品报价在一起的。我们只需要给起个好记得名字就行,详细怎样,那就看你自己对产品的总结能力和对我这个文章的领悟能力了。
上面都是讲的在电脑中保留治理文件。其他资料是一样的道理进行存档治理的。
那么,我们仍是需要保留纸质文件。上面只是匡助你更快的寻找到和系统的治理。我们也不能把证据给丢了是不是。
我在最开始就讲了,不要请购一大堆的资料夹。你会搞不外来的。你先将重要的厂商拿出来就好了。其他们厂商,你用一个大文件夹(非电脑中的哦)搞一个贴纸写上各个厂商的名字进行分类保留就行。这个时候你就可以用最开始我说的按资料种类进行分类了。
好比采购单一个资料夹。里面分10个厂商,做个贴纸隔开,以便好找。其他类推。
由于你电脑中已经分好类了,你就不必抱着一大堆文件夹到处乱飞了。
总结:以上是我个人在工作中对资料收拾整顿的心得,行不行,还要看你是否想做好资料分类这一块,但是我知道我曾经资料作得很好,工作起来非常轻松,上司要一些讲演之类,我是很快就搞定了。由于分类好,所以,找起来轻易,在脑中记忆也深刻,分析起来就更顺手了。
请各位提出批评,谢谢