:如何处理大型工作表

如何处理大型工作表

在滚动工作表时使列名称始终可见。要冻结名称，请在工作表中进行选择，然后单击“窗口”菜单上的“冻结窗格”。

要冻结名称，请不要选择名称本身。下面说明了冻结内容和相应的操作：

• 列名称    请选择名称下方的第一行
• 行名称    请选择名称右侧的第一列。
• 列名称和行名称    单击列名称紧下方和行名称紧右侧的单元格。

提示    您可以在任意位置冻结窗格，而不只是在第一行下方或者第一列右侧。例如，如果希望在滚动浏览时始终可以看到前三行的信息，应该选中第四行，然后冻结窗格。

拆分窗格的方法是在工作表中进行选择，然后单击“窗口”菜单上的“拆分”。

下面说明了各种拆分方式和相应的操作：

• 上下两个窗格    确定拆分条的位置，选择该位置下面的相邻行。
• 左右两个窗格    确定拆分条的位置，选择该位置右侧的相邻列。
• 四个窗格    确定拆分条的位置，单击该位置右下方的单元格。

要取消拆分，请双击拆分条，或单击“窗口”菜单上的“取消拆分”。

请注意，您不能同时拆分工作表和冻结窗格。

按：

单击链接学习有关 Excel 快捷键和功能键的更多内容。此文列出了 Ctrl 组合快捷键、功能键和其他一些常用的快捷键。

命名您经常返回的单元格：

1. 选择一个单元格或某单元格区域。
2. 在靠近工作表顶部的“编辑栏”左侧的“名称框” 中键入名称。
3. 当需要返回到该单元格或该单元格区域时，可单击“名称框”右侧的箭头，然后单击该名称。

更改或删除名称：

1. 在“插入”菜单上，指向“名称”，然后单击“定义”。
2. 在“在当前工作簿中的名称”列表中，单击可以更改的名称。
3. 在“在当前工作簿中的名称”列表上方的框中键入新名称，然后单击“添加”。选择旧名称，然后单击“删除”。

如果仅需要删除一个名称，则在列表中选择该名称然后单击“删除”即可。

您可以更改视图，以选择超出窗口边界的大单元格区域。

单击“常用”工具栏上的“显示比例”框 将视图比例从 100% 更改为所需的比例，然后就可以看到您要选择的整个范围。

也可以通过单击“视图”菜单上的“显示比例”来执行相同的操作。

使用“查找全部”可在整个工作表中查找单元格包含相同内容的所有实例：

1. 在“编辑”菜单上，单击“查找”。在“查找内容”框中键入要查找的内容。
2. 单击“查找全部”。

您要查找的所有实例都将显示在“查找和替换”对话框的列表中。单击列表中特定的实例，插入点就会直接转到工作表中这一特定的单元格。

提示    您可以对单元格应用特殊格式，使已选择的所有实例能够突出显示，以便于发现它们。单击“查找和替换”对话框中的“选项”按钮。单击“格式”按钮，并单击“字体”选项卡，然后选择格式选项。

在一个位置执行影响公式的修改时，看到另一个位置的公式。右键单击该公式，然后在快捷菜单上单击“添加监视点”。

也可以通过其他方法打开“监视窗口”工具栏。在“工具”菜单上，指向“公式审核”，然后单击“显示监视窗口”。

要将一个公式添加到“监视窗口”，可单击“添加监视”。要从“监视窗口”删除一个公式，可单击“删除监视”。

要复制工作表，请执行下列操作之一：

• 在沿着工作表标签行拖动工作表时按住 Ctrl。在到达要将复制的工作表添加到的位置时，释放鼠标按钮，然后释放 Ctrl 键。或者，
• 右键单击一个工作表标签，然后在快捷菜单上单击“移动或复制工作表”。在“下列选定工作表之前”列表中单击要复制到其前方的工作表，然后选中“建立副本”复选框并单击“确定”。或者，
• 在“编辑”菜单上，单击“移动或复制工作表”。在“下列选定工作表之前”列表中单击要复制到其前方的工作表，然后选中“建立副本”复选框并单击“确定”。

要移动工作表，请执行下列操作之一：

• 拖动要移动的工作表的标签，将其移到新位置。或者，
• 右键单击要移动的工作表标签，然后在快捷菜单上单击“移动或复制工作表”。在“下列选定工作表之前”列表中单击要将该工作表移动到的位置，然后单击“确定”。或者，
• 单击要移动的工作表标签。在“编辑”菜单上，单击“移动或复制工作表”。在“下列选定工作表之前”列表中单击要将该工作表移动到的位置，然后单击“确定”。

1. 可将需要共用数据或格式的工作表组合在一起。下面说明了组合内容和相应的操作：
• 两个或多个相邻的工作表    单击第一个工作表标签，然后按住 Shift 并单击最后一个工作表标签。
• 两个或多个不相邻的工作表    单击第一个工作表标签，然后按住 Ctrl 并单击其他工作表标签。
• 工作簿中的所有工作表    右键单击某个工作表标签，然后单击快捷菜单上的“选定全部工作表”。

在工作表顶部的标题栏中将显示“[工作组]”。

2. 在第一个工作表中，输入所需的全部共用数据和共用格式。
3. 通过单击任一未选中的工作表标签可取消工作表组合。如果看不到未选中的工作表标签，可右键单击一个选中工作表的标签，然后在快捷菜单上单击“取消成组工作表”。

“[工作组]”将从标题栏中消失，表明这些工作表不再是成组的。在第一个工作表上输入的信息将会显示在后续的工作表中。

提示    如果已经建立了工作表，并需要将现有数据或格式从一个工作表复制到多个工作表，可将要从中复制数据的工作表与要将数据复制到的工作表组合在一起，并选中包含要复制内容的单元格，然后在“编辑”菜单上指向“填充”，并单击“至同组工作表”。只有在首先组合工作表后才可以使用该命令。

行和列中的数据可以进行筛选和排序。在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“自动筛选”。在已选择要筛选数据的列的顶部会出现一个箭头。单击该箭头并选择想要查看的内容。在筛选数据时，其他数据会被隐藏。

还可以通过单击自动筛选箭头，然后单击列表中的“升序排序”或“降序排序”以不同的方式排列数据。

有关筛选的详细信息，请参阅 Microsoft Excel 帮助主题 筛选区域。

有关处理数据的快捷方法，请参阅 Excel 高级提示：处理数据。

提示    在 Microsoft Office Excel 2003 中使用自动筛选箭头的另一方法是使用新的“列表”命令。该命令位于“数据”菜单上，它会自动添加自动筛选箭头，创建列表并显示汇总行。“列表”命令将列表发布到运行 Microsoft Windows? SharePoint? Services 的服务器上，从而使您可以轻松地与他人共享数据。您可以通过 列表 I：如何在 Excel 2003 中使用列表了解如何使用新增的列表功能。

设置分页符：

• 在“视图”菜单上，单击“分页预览”，您可以通过拖动分页虚线调整分页符。

在每个打印页上包括列名称：

• 在“文件”菜单上单击“页面设置”，然后单击“工作表”选项卡。在“打印标题”下的“顶端标题行”框中，输入包含要在每个打印页的顶部重复的列名称的行。

仅打印工作表的某个部分：

• 在“视图”菜单上，单击“分页预览”。选择要打印的区域。在“文件”菜单上指向“打印区域”，然后单击“设置打印区域”。做好打印准备后，单击“文件”菜单上的“打印”。要取消打印区域，请在“文件”菜单上指向“打印区域”，然后单击“取消打印区域”。
• 如果希望在不指定打印区域的情况下直接打印工作表的选定区域，可以使用另一个方法。选择要打印的区域，然后单击“文件”菜单上的“打印”。在“打印内容”下，单击“选定区域”。当您保存文件时，不会保存此选定区域。

同时打印多个工作表：

• 按住 Ctrl 并单击每个要打印的工作表标签。在“文件”菜单上单击“打印”。在“打印”对话框中的“打印内容”下，单击“选定工作表”。

 第 1 行中的列名称。 向下滚动一两行之后列名称消失了。

您知道吗？您可以一次性打印多个工作表。不是每个人都知道这一点，所以，有时人们为了一次性打印全部数据，而将他们并不需要的数据放在一个工作表中。

如果您愿意，可以将数据分割成逻辑区域，分别放在单独的工作表中。

准备打印时，可按住 Ctrl，同时单击需要打印的每个工作表的标签，然后单击“文件”菜单上的“打印”。在“打印”对话框的“打印内容”下，单击“选定工作表”。将会同时打印所有选定的工作表。