黄家驹唱海阔天空:论城建档案信息化工作的主要内容与集成模式

2007-03-30

1. 城建档案信息化的内涵
城建档案信息化的内涵是什么? 这是启动信息化工作之前应明确的问题。目前理论界对此并无系统的分析研究,也无明确统一的结论。作者认为,围绕城建档案的任何管理工作都是为了“利用”这一最终目的,利用是档案管理工作的价值所在。那么,城建档案信息化就是在新的时代背景下, 为了达到有效利用城建档案信息资源的目的而进行的系列的综合的科学的管理工作。具体来说, 城建档案信息化是指:通过运用现代信息技术,配置城建档案计算机
辅助管理的基础设施, 建立和完善城建档案信息资源库,依据城建档案信息化的标准规范体系,以城建档案网络为平台,依托高素质的信息人才,有效地开发和利用城建档案信息, 实现城建档案管理与服务的现代化和高效化,为城市建设、规划和管理活动提供优质服务的动态的系统化的管理工作。
2. 城建档案信息化工作的主要内容
2. 1 做好城建档案的计算机辅助管理工作, 此为技术支撑和基础保障因素。
(1) 应有符合计算机设备运行要求的工作场地及满足城建档案管理软件运行性能要求的计算机设备与相应的辅助设备。
(2) 城建档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关城建档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准; 城建档案管理软件的研制、安装和使用,必须符合国家有关安全保密法规与标准。
(3) 城建档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、实体管理、安全保密、系统维护等基本功能, 覆盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定、统计六大环节。

(4) 城建档案管理软件应具有良好的实用性、通用性及可扩展性, 并做到界面友好, 用语规范, 操作简单,使用方便;城建档案管理软件应考虑档案管理电子化、远程化、协同化、图文一体化的趋势,扩充电子档案管理、与地理信息系统相结合、远程管理等其他功能或预留相应接口。
(5) 城建档案管理软件应具备较强的数据独立性, 确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。
2. 2 逐步建立和完善城建档案信息数据库, 此为物质基础因素。
(1) 通过文字信息著录、文件及图纸扫描、声像档案数字化、电子文件转换与装载等多种手段,做好城建档案信息基本数据库的建库工作, 构建城建档案目录库、城建档案基本信息库、城建档案原件库、城建档案多媒体库等各种基础数据库。
(2) 在基础数据库的基础上进行数据的挖掘、提炼与整合,形成各种专题数据库,提高城建档案信息的针对性与效用度。
(3) 数据库中的城建档案信息应保持真实性、完整性与有效性,提高城建档案信息的权威性。
(4) 城建档案信息库数据结构设计应符合检索优先的原则,能够以DB F 文件格式或通过XML 及
其他通用格式文档进行数据交换, 并具备安全、合理、高效、灵活等特性。各种不同类型的城建档案数据, 其文件格式均应尽量采用通用文件格式。推荐的通用文件格式为: 文字型数据采用XML 文档和R TF 、TXT 格式; 扫描图像数据采用J P EG、T IF F 格式; 视频数据采用MP EG、AV I 格式; 音频数据采用MP3、WAV 等格式。
2. 3 通过信息化手段,做好城建档案利用工作,

充分发挥城建档案信息的作用。此为目的因素。

(1) 应提供简单易用的档案信息检索系统,对常用检索途径进行优化,满足用户对查全率、查准率的要求。

(2) 应实现由单一的文字信息向图文声像一体化信息利用的转变, 设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能。

(3) 应实现由封闭型利用向开放型利用的转变, 改专用检索查询系统为通用检索系统, 改专用设备定点查询为远程查询利用。

2. 4 探索对城建电子档案的接收与管理, 加速城建档案信息化进程, 此为当前信息化工作的重要内容。

(1) 提前介入城建电子文件的管理,对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程的管理与监控,保证城建电子档案的质量。

(2) 根据城建电子档案载体的特性,创造适宜的库房保管条件,做好保管工作,并根据信息技术的发展情况,做好城建电子档案的迁移工作。

(3) 充分利用城建电子档案的数字化优势,通过直接复制数据及数据转换等手段和必要的安全措施,缩短档案接收到档案利用之间的时间,做好利用工作。

(4) 探索利用互联网进行远程城建电子档案接收与管理,增加档案接收途径。

2. 5 研究城建档案信息与地理信息系统的结合,拓宽城建档案信息的应用前景,此为目的因素的派生因素。

(1) 做好一般的城建档案信息与地理信息系统的结合, 发挥城建档案的历史记载功能与地理信息系统的综合分析优势, 对城建档案信息进行分析与整合, 形成针对性强、综合性高的专题信息, 提高城建档案信息的权威性。

(2) 做好地下管线档案信息等与地理信息系统密不可分的城建档案信息的分析与整合, 使之得到更有效的应用。

2. 6 加强领导与组织、交流与沟通,发展壮大自身。

(1) 加快制订信息化工作的法规政策、标准规范, 统一思想, 综合协调, 大力推进信息化工作的进程。

(2) 加强城建档案管理部门与归口管理部门之间、城建档案管理部门与建设单位之间的纵向沟通联系,争取更多的支持与理解,同时也通过信息化建设提供更有效的服务,提升自身的作用与地位。

(3) 加强各级城建档案管理部门之间、城建档案管理部门与相关政府机关及企事业单位之间的横向交流与合作, 通过资源共享、业务协同、优势互补等措施,形成合力,共同推进信息化工作的顺利开展。

(4) 利用互联网的信息沟通优势, 加强对外宣传,扩大自身影响,提高全社会对城建档案事业的关注。

2. 7 通过信息化工作的推进来加强自身的建设。

(1) 通过信息化建设来促进城建档案管理人员观念的更新与知识的更新,按照分层次、分阶段和根据业务需要进行培训的原则, 做好领导层、管理人员、技术人员和业务人员的培训工作,提高总体信息化应用水平,使之更能适应时代发展的要求。

(2) 通过信息化建设来建立一支熟悉业务、结构合理、骨干力量稳定、专业化程度较高的技术骨干队伍和对业务系统熟悉使用的业务人员队伍, 保障自身发展的后续力量。

(3) 通过信息化建设来改造城建档案管理的工作流程和机构设置,提高工作效率和管理水平,增加业务透明度,促进勤政廉政建设。

2. 8 建立健全城建档案信息化的标准规范体系,此为信息化工作科学、有效开展的重要保障。

城建档案信息化工作是一个庞杂的体系, 涉及方方面面。无规矩不成方圆,城建档案信息化的标准规范体系是城建档案信息化工作快速、持续、有效、健康、规范发展的重要保障, 同时, 还可规范和协调信息化内容体系各要素之间的关系。城建档案信息化的标准规范体系主要包括管理、业务、技术三方面的内容。而当前,由于信息技术在城市规划、建设中的广泛应用,城建电子文件的管理问题日益突出,尽快制定出各个层面的城建电子文件归档与电子档案

管理规范体系是标准规范体系建设工作的主要内容。

3. 城建档案信息化工作的集成模式

3. 1 集成的内涵

李宝山、刘志伟在《集成管理-高科技时代的管理创新》一书中, 对集成的内涵作了全面系统的阐述。集成的哲学内涵是指由系统的整体性及其系统核心的统摄、凝聚作用而导致的使若干相关部分和因素合成为一个新的统一整体的建构、序化过程;从管理的角度来说, 集成是指一种创造性的融合过程, 即在各要素的结合过程中, 注入创造性的思维在里面, 使得各要素有机的结合在一起, 充分实现优势、功能及结构的互补,实现整体优势最大化。由此,集成是一个动态的过程,是构造系统、尤其是构造高级系统的途径和方式。因此,集成理论的精髓就是优势互补、整体优化、动态开放、过程管理及创造性融合。从根本上讲, 集成的最大价值在于能够形成一个相互融合的整体和功能最强、效果最优的系统。

3. 2 城建档案信息化工作集成模式的内涵

城建档案信息化工作的集成模式实质上就是运用集成理论指导城建档案信息化工作的实践过程和工作系统。具体来说,就是将集成的思想、理念和原则创造性的用于城建档案信息化工作的实践活动中,实现城建档案信息化工作中城建档案信息技术、城建档案信息资源、城建档案信息规范、人力资源、工作流程、城建档案信息服务等诸要素的全方位优化, 促进各项要素、功能和优势之间的互补与匹配, 从而促进整个城建档案信息化工作的效率和效果提高的实践过程和工作系统。

3. 3 城建档案信息化工作集成模式的主要内容

(1) 城建档案信息及信息化工作标准和规范的集成。就是将城建档案信息及信息化工作的有关标准、规范形成一个综合体系,化解城建档案信息化工作领域纵向、横向及不同层次标准规范之间的矛盾、冲突和不一致。集成的标准、规范综合体系应具有兼容性、一致性、连贯性、可持续性和动态发展性。标准和规范的集成是集成模式中其他要素集成得以实现的基础和前提。

(2) 城建档案信息技术、信息系统的集成。

当前,信息技术的发展日新月异,不同的城建档案部门, 或同一城建档案部门的不同的信息化业务环节,会采用不同的多种多样的信息技术,使用不同的信息系统。这样就形成了信息资源共享利用的壁垒。集成模式就要求将这些孤立的、不兼容的信息技术和信息系统进行集成, 从系统的角度实现技术的兼容和系统的共用, 建立一个综合的城建档案信息网络系统,避免人力、物力、财力的浪费,给有效的信息资源共享利用一个平台。例如, 广州市城市规划局现正开展统一信息平台的工作, 要建立一个统一的网站, 以实现整个规划系统信息的集成利用。

信息技术、信息系统的集成是信息资源集成的技术保障。

(3) 城建档案信息资源的集成。

就是将城建档案信息资源诸要素有机地连接成为一个整体的动态过程, 是对城建数字信息的重新组织。城建档案信息资源的集成可根据实际需求分为城建档案信息资源间的集成和城建档案信息资源同其他城市建设信息资源的集成。当前, 要实现的是第一个层次。纵向来说,就是建设、规划、设计、施工、监理等单位形成的档案的集成; 横向来说就是馆际间的档案信息集成。通过集成建立节约化的、丰富的、系统的城建档案信息资源库, 为城建档案信息资源的共享利用提供物质基础。

(4) 城建档案信息化工作流程的集成。

城建档案信息化工作涉及多个业务环节, 把这些业务环节看作一个大系统的子系统, 通过集成, 将这些子系统进行有效的融合, 使其流程化, 实现大系统的整体优化, 避免因各环节的孤立而造成人、财、物的浪费。同时, 业务流程是档案信息的产生源, 档案信息资源的集成需要以业务流程的集成为基础。

(5) 城建档案信息服务的集成。

服务集成建立在以上诸要素集成的基础之上。传统的城建档案馆的服务模式是单一的, 孤立

的, 服务功能是分散而脱节的, 满足用户需求的过程往往要跨越多个部门经过一系列的服务来完成, 因而, 服务效率低, 质量差, 用户满意度低。服务的集成模式就是集咨询、信息检索、原始信息提供和知识服务为一体。此外, 通过各种关联和链接的建立, 通过城建档案信息资源的互操作和整合, 通过打破原各部门之间的严重分离, 建立起城建档案信息综合集成服务体系, 真正实现“一站到位”的高效、高质、高满意度的信息服务。这是我们城建档案工作者的立命之本。

当然, 集成模式是多层次、多源、多时空、多维和多变量的。以上诸要素是相辅相成的, 不应仅是孤立地进行自身的集成, 而应将实现城建档案信息化工作的系统化、整体优化、成效的最大化作为最终目标。集成模式是城建档案信息化建设深入发展的必然选择。

参考文献:

1. 国家信息化领导小组,《国民经济和社会发展第十个五年计划信息化重点专项规划》, 2002 年10 月22 日。

2. 中华人民共和国建设部“,关于印发《建设部信息化工作管理办法》的通知”, 建科[2001] 31 号, 2001 年2 月8 日。

3. 李宝山、刘志伟, 高科技时代的《集成管理管理创新》,北京:中国人民大学出版社,1998 。

 (广州市,510030)

(责任编辑王传宇)

 [ 作者简介] 郑向阳,男, 1964 年生,光学硕士,高级工程师,广州市城市建设档案馆馆长,发表论文近二十篇。

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