一次性学会笔记的技术（1）笔记八法：记录内容井然有序

这段时间又准备了很多好多东西与大家分享，今天分享的内容都是出自自台湾《经理人月刊》第63期中的内容。我打算把我认为有用的内容整理一下发表在这里。

今天共享的内容：笔记八法：记录内容井然有序，文章摘自林佩玲的《笔记女王的手帐活用术》一书。

一次性学会笔记的技术（2）笔记，工作者最好的思考锻炼

书写的过程本身，就是一连串的资料整理与思考延伸，不但可以刺激人触类旁通，提升个人的信息敏感度，更是最便利的脑力活化锻炼。

做笔记有什么可教、可学的？毕竟，笔记谁不会做？一张纸、一枝笔·或许再配上几个图表，对许多人来说·笔记的好与坏，可能只是字迹潦草与工整的差别而已。

但仔细回想，你有没有这样的经验：

• 开会时随手翻开笔记本，看到有空白页就开始记，几天后却翻遍整本都找不到记到哪去了；
• 只顾著埋首记下所听、所闻的事，日后整理时，根本分不清哪些句子是讲者所述、哪些又是自己的意见；
• 会议中拿到的讲义、资料，随手对折就插在笔记本里，某次从包包抽出笔记本时，不慎散落一地，哪份资料属于哪次会议，完全分不清了；
• 会议记录做得零零落落，事后只靠记忆做事，等到下周例会上·才发现自己遗漏了主管交待的工作：
• 临时接到客户来电，随手抓一强纸记下封方锐的括，结果中午吃饭回来·却怎么也找不到那张纸了；

这些或许都只是小问题，但有些人给丢三落四的印象、有些人做事快又精准的差异所在。但凡会议记录、脑力激发、资料整理、代办事项安排……等等，根据日经《Associe》杂志的调查，上班族的日常工作中，半数以上都与资讯的处理和传播有关。而「做笔纪J，正是所有资讯处理工作的基础。

光是把r笔记J做到实处，就能协助工作者理清各项资讯与工作进度。减少错误与不确定性，避免浪费时间在反覆确认与修改上，大幅提升工作效率，避免陷入终日忙乱、成果品质却不佳的瞎忙中。

书写，有助于延伸思考

或许有人会说，现在电脑如此普遍，何必强调纸笔记录？(（笔记成功术》作者米山公启表示，电脑再轻薄，也不如笔记本方便播带；而且比起电脑打字，纸笔书写无论是在抄写、图解或修改上，挥洒空间也很大。更重要的是，笔记的书写是一套资讯分析与判断的流程。一个人唯有在完整理解所接收的资讯后，才能去芜存菁、抓住重点，明白自己「要记下些什么」。可以说，笔记不只是记录，更是一种价值判断。

此外，做笔记还有助于「唤醒记忆J。米山表示，「想不起来」不等于遗忘，只是被收藏在脑海底层某个角落，而「书写就像钩子一下，可以帮你把记忆拉扯出来」。试想，你是否曾在写笔记的过程中，突然回想起自己曾握看遇某篇相关报道、或某本相关书籍。

某种程度上可说，资讯纪录只是笔记的「结果J，过程中所涉及的思考与联想，对于书写者的帮助更大。养成动手做笔记的习惯，不只强化记忆，还能增加对资讯的敏感度，让自己的构思与创造能力，更上一层楼

书写，就是在锻炼脑力

「书写」并不只是手指的活动，而是运用全脑才能达成的一连串行动集合。换言之，笔记的书写过程，其实是生活中最方便的脑力锻炼。

具医学博士学位、专攻神经内科的米山公启解释，人们在写字时·要先从大脑内负责记忆的r边缘系统」中将文字取出，交给负责语言理解的额页做分析，接著再回到主要思维、决策与学习的「前额页」，进行资讯判断与储存。

储存在前额页中的文字资讯，会再经由「大脑顶部的速动中枢」接收，并随著运动神经下达的「书写」指令一同传给手指。而手指的动作，则由小脑负责控制。

最后，写下的文字将会以图像方式，透过眼睛传回大脑中负责视觉处理的「枕叶」，并由「前额页」在脑中与记忆交叉比对，确认所写的文字是否正确，再由手指进行修正。因此，善用纸笔书写，可以有效刺激脑部的活化。（如【附图】)

不过米山也提醒，人只有在思考时，才会引起头脑中的变化，所以单纯的抄写经书或听音打字这类行为，由于缺少自身有意识地思考，封脑部活化的功效，还不如必须先理解他人言语，然后进行讯息分析、并依照本身需求进行摘要的笔记过程”

「唯有一面思考一面书写的笔记术，才能真正锻炼脑力」米山强调。

一次性学会笔记的技术（3）行事历九法：让工作目标一目了然

本系列的所有文章都转自《經理人月刊.NO.63期.一次學會,筆記的技術》，跟大家分享。

第一步：确认目标

回想学生时代，你是否想过曾经设定这样的目标：要进入XX大学，考试必须达到XX分，数学要考AA分以上，英语要考BB分以上

《弘兼史教你活用记事本》一书指出，学生时代学会的Know-How,没有道理工作以后就不能使用，先确立自己想要达到的主目标。（例如成立销售业绩第一的业务员），然后以树状展开，将主目标分解成数个阶段目标，就能具体看见自己从现在起该做什么，并以此安排行事历。

第二步：用倒推法确定计划：从终点反推

细致的安排是达成目标的关键。要达成目标，，确认在哪个时间前要做哪些事十分重要。他建议以倒推法来做规划，先计算出下一个阶段目标距离现在大约还有多少时间，据以排出详细的年度计划、月度计划、周计划和日计划。并遂一填写在行事历中。

第三步：在显眼处写下一年的目标

思考年度计划是年度目标最终达成的先决条件要素。弘兼建议的作法是，将年度目标从大到小、一项一项写在年行事历的上方明显、或是随身笔记本的第一页，内容必须包括工作、家庭、兴趣等各种年度目标，而且务必写得翔实。

必要时，也可以将各项年度目标加框，或用粗体、颜色特意加以标明，强迫自己每次翻阅行事历时都会注意到，才不会半途而废。

第四步：年行事历：记下主要活动，把握全体样貌

有了年度目标之后，接著还应在一年之初，在行事历上填写上已知工作日程、重要企划或私人活动，并用 <–>标记出哪些时间已被填满，哪些时间仍属空闲，如此就能概算出自己有多少时间完成各项目标。甚至粗略计算出相关花费。弘兼强调以长期视野清楚掌握整体样貌是年行事历最重要的功能。

第五步：使用记号笔，标记重大事项

每月开始时，应回头检视年度目标，将当月待办事项填写月行事历，并在空白处醒目地标记。弘兼建议，可以用荧光笔或红笔，将重大预定事项特别标示出来，或是将公事和私事用不同颜色做区分，务必做到一眼分清。不过行事历可写字的空间通常有限，所以文字立求简洁，必须时使用代号也无妨。

第六步：切割版面，让工作规划更加合理完善

在行事历上区分出上午和下午、公事和私事等空间，也是私兼推荐的做法，有助于分清当日预定要做的事，是否比重失衡？例如，某天下午时段，陆续被填入6项企划案完成日，显然难以达成，这时就必须尽早从新安排工作。

《笔记女王的手帐活用术》作者林佩玲建议用十字，将月行事历上的每格区分为四象限，分别代表重要、紧急、不重要、不紧急，然后填入当日工作，如此就能知道哪些事属于必办事项，不得遗漏。

第七步：醒目标示非预期、不确定事项

订完年度目标和月度目标后，本周目标也必须写在行事历上的醒目位置，做为提醒。

弘兼提醒，除了明确填入出预定的内容、正确的时间、场所、对象、及电话等基本资料之外，也要格外留意和特别标示出不是自己的预定事项（例如周二~周五上司出差）和未确定的预定事项（例如周三下午总部主管可能会来）这两种资讯，因为它们往往会对行动安排产生重大影响，甚至打乱原计划。

第八步：制订检查表，避免遗忘与拖延

碰到没有非在某个时间点执行的工作（例如去邮局续订杂志、报纸），林佩玲建议应将此类事项列在每日行事历上方，并画上检核表做为提醒，否则很容易一忙就忘记了，甚至一天拖过一天。

第九步：使用便利帖，扩充版面空间

如果因为行事历空间较小，不够写上众多待办事项时，林佩玲建议可用小张便利帖帖在行事历上，以创造额外空间、发挥提醒作用，还可在当日末完成之际，直接将便利帖移动其它时段。

当然如果某件工作不断被延后执行，甚至帖的便利帖都没有粘性了，那就代表这件事基本不必做，可以直接删除了。

一次性学会笔记的技术（4）善用数字、符号与图解

今天是第四篇文章，本系列文章摘自《經理人月刊.NO.63期.一次學會,筆記的技術》，战隼整理。

笔记本页面空间有限，加上记录往往十分匆忙，若能灵活运用数字、符号与图解，你也能用简单几笔，记下千言万语

1、抓取数字和名祠，将长句子化为关键字粗合

只要一眼就能看出内容是什么，就是一篇合格的笔记。《超有效备忘录》作者大腾文仁建议，记录时可尽量省去不必要的文字，抓取r数字J和「名祠J做重点·有效地简化笔记。

例如·r明天从东京车站搭上午6点的新干线xx号班车出差到大阪，预计抵达时间为早上9点，多数人应该只会记下r东京车站／6:00」，其于资讯都可省略，也不妨妨碍理解。

2、将资讯符号化，便于速记

做笔记时，很多人都会使用一些简略符号，以加快书写速度，例如F＝傅真，M＝手机，T=电话,会=会议，访＝拜访，★＝重要事情，？＝未确定事项，※=注意事项等等。

大腾文仁指出，个人想要自创符号也无妨·只要熟悉规刷·使用习惯便可。他提供了3个运用资讯符号的要点：好写、不占太多空间、一眼就知道自己写了什么。

3、附上r符号解说表J，熟记符号的意义

使用符号固然快又方便，但如果连自己都忘了r符号的意思J，大概也没什么人能看懂笔记内容。大胜建议．在完全熟悉每个符号的意义之前”尤其是习惯使用英文字母的开头字母做缩写的人，不妨在笔记本最后附上一个「符号解说表J，并不时练习以便熟记。例如，会议＝M(Meeting)；大型会议＝=C(Conference）·

4、红线标记重点，快速理解笔记内容

符号或图形也有r强化资讯J的功能。例如，利用红笔描绘方框、圈圈、底线……用以标记重点，不但可以在阅读时一眼看出重点，也可让笔记更得得言简意赅，

《笔记成功术》作者米山公启建议，为文章画重点时，可遵照以下4个步骤：

(1）把关键字标上红线：每一页的关键字控制在4、5个左右，数量过多就失去了简化的意义。

(2）把结论圈起来：结论有时出现在文章开头，有时结尾时才产生，用红线圈出结论，有助于快速理解。

(3）印象最深的地方画红线：印象r最深J的地方，当然只有一个·因此画线部分只能有一处。

(4）觉得最有趣的地方画红线：同理，画线之处也只能有一个.

5、善用线条与箭头

标示物件关系或阅读脉络线条搭配箭头所构成的r指示记号J，是笔记时最常使用的符号，也是大众辨认度最高的一种符号，它在笔记中的常见用法有以下几种：

(1）标示阅读方向；

(2）标示物件彼此的从属或因果关系：

(3）表示时间轴或经过时间；

(4）多个（指示记号）并列时·可做为项目符号使用；

(5）可做为插入符号·

6、练习简单图解，将复杂资讯化为图像

图解可以用简单的视觉化图形，阐述复杂的意义，理用得当·可说是帮助笔记简化的一大利器。不过，想以图解来做笔记，《现学现用的商业图解思考法》作者开米瑞浩指出，最重要的不是「图画的技巧」，而是「阅读理解的能力J。

不管是用长方形、圆形还是箭头做图解，先理解笔记中各项物件的关系与顺序，是绘制图解的先诀条件。开米表示．这套过程包含了将内容r区分、整合、排列，再做成图表J，亦即将笔记内容做成图解的4步骤：

(1）区分：抓出笔记内容中的关键字或重要陈述。例如，r先行检查装备，确认本身健康状况再出发」这句括·便可拆解成r检查装备Jr确认健康Jr出发J这3个要素。

(2）整合：重新检视上一步骤抓出来的关键字或重要陈述，去掉修饰用语，再整合成共同的说法。例如，「检查J与r确认J在意义上其实差不多，可用r确认」统称。

(3）排列：将区分出来的关键字或重要陈述，依序排列成线性的步骤，

(4）制图：将上述过程排列后，便已构成一个矩阵图（如下）。

一次性学会笔记的技术（5）善用颜色，让颜色一目了然

今天是一次性学习会笔记的技术系列第五篇文章，本系列文章摘自《經理人月刊.NO.63期.一次學會,筆記的技術》，战隼的学习探索整理。

人们对于色彩的感受远比黑白文字强烈，懂得活用色彩，可以让你在阅读笔记时时，迅速掌握重点。

1、排列r色彩顺序J：标示重点

一般人常用蓝笔或黑笔做笔记，但其实人们封于色彩的敏感度，远大于黑白文字·因此《笔记女王的手帐活用术》作者林佩玲建议，不妨挑选不同颜色的笔，以抢眼程度排列「色彩顺序」，分别代表不同程度的重要性·做标示重点之用，例如：红＞粉红＞橙＞黄＞绿。如此，日常在浏览笔记时，就可依照当时的需求，挑选不同颜色重点阅读，加快资料整理的速度。

2、三色法：斌予颜色意义，协助资讯分类

透过赋予颜色不同的意义·也有助于资讯分类。林佩玲表示·在各种颜色区分方法中，日本明治大学教授齐藤孝提出的「三色法J，易学又实用。

齐藤孝用红、蓝、绿这3个颜色，分别赋予不同的意义：在行程方面，红色代表「最重要待办事项J，蓝色代表r一般待办事项J，绿色代表r个人私事J;在资讯管理上·杠色表示r从别人口中听来J或r比较主观的资讯」，蓝色表示r次要资讯J，绿色表示「自己的想法」。

林佩玲指出·每个人对于颜色的定义或许不尽相同，但是藉由建立起个人的用色规则，日后每当浏览笔记本或行事历时·就能迅速而直观地抓出所关心的项目，大大提升工作效率。

以前博客上分享的六色荧光笔学习法（１）比这个更详细一些，有兴趣的可以去看看

3、选用3、5种颜色：退免色彩过多，混淆重点

色彩虽然好用，但是如果同一个版面上颜色过多，有时反而会阻碍阅读,在笔记色彩学中，3~5个颜色最适中，一旦超遇7种颜色，反而会造成混淆，让人分不清那个颜色才是重点。

因此，即使市面上已有7色甚至10色笔·但笔记专家还是建议选用3色笔或5色笔来做笔记。

4、红笔：抄写段落标题，做为笔记本大纲

红色是最醒目而强性的颜色·最适合用来标示重点，也可用来书写补充备注。林佩玲举例·遇到有人做投影片简报时，可用红笔纪下每张投影片的标题字，细节内容则以黑笔或蓝笔书窝·如此事后阅读笔记，只需看红字部分，就等于读完整场报告的重点大纲。

5、荧光笔／色粉策：区分色块，进行可视化管理

著有《用萤光笔学英文》等书的日本学习专家神户康弘表示，萤光笔画出的r色块J，非常适合进行视觉化的资讯管理。以学英文为例，可准备五、六支不同颜色的荧光笔，将相同属性的单词画上相同颜色，便可创造出比三色法更明显的段落区分与重点标示效果。

萤光笔的色块效果·也可用于管理工作进度。例如，将客户拜访名单制成表格，每完成一位就涂掉一格，进度一目了然。此外，如果再将客户依属性区分·并标记不同的颜色（例如男性用黄色、女性用篮色）·则透过色彩分析，还可检视自己是否有特别忽略了哪涸族群，做调整工作内容或重点的依据。

日本博报堂生活总和研究所首席研究员山本贵代提醒，在选用荧光笔或色铅笔时，尽量不要挑选饱和度过高或太深的的颜色，以免不小心遮盖掉笔记内文。

6、各色便利贴：进行颜色管理

林佩玲表示，便利贴可以无限增加张数与任意移动位置的特性，十分便于为笔记补充资料或标记重点。若再搭配颜色分类系杭·以不同颜色区分资讯重要性或轻重援急，效果更佳。

此外，也可将便利贴当成分类标签来使用·贴在笔记页边，建立资讯索引。

7、贴纸与印章：增添色彩与趣味

各种颜色和圈案的小贴纸或印章·也是笔记色彩管理的好工具。林佩玲举例说·不同颜色的圆形小贴纸，适合替代色铅笔，用来标记重点；而圣诞、生日等图案贴纸，也可用做行事历的提醒图示。不过，印章和贴纸基本上只是用来增添版面的色彩与趣味性，装饰意义大于实际功能·尤其若把笔记贴得花花绿绿·反会有碍阅读。

如果对使用笔记更有兴趣，请关注 一次性学习会笔记的技术系列文章，还可以参考我以前总结的世界上最好的复习笔记方法，看看哪个方法对你更有帮助。

一次性学会笔记的技术（6）修改不涂改，让资讯得以追踪

继续分享一次性学习会笔记的技术系列第六篇文章，本系列文章摘自《經理人月刊.NO.63期.一次學會,筆記的技術》，战隼的学习探索整理，这个系列的文章是我找到各种使用笔记的技巧中最完整、最实用的系列，希望对大家有所帮助。

无论是课堂笔记或行程安排，难免都含需要修正。不过，修正可不是擦掉或涂黑就好，把握3个修改原则，可以方便你日后追踪或检视原有资讯、了解自己当初错在哪里，以及为什么要进行修正。

1、以【删除线】修改记录：保留还原及追踪的可能

做会议纪绿或行程规划时，碰到需要修改或调整时·你习惯怎么做？用橡皮擦把铅笔写的记事擦掉，还是把原珠笔所写的记事涂黑？《超有效备忘录》一书作者大腾文仁强调，千万不要这么做。正确做法应该是把原本的纪录用删除线画掉，保留仍可辨认的字迹，然后在其下方或附近写上更新资讯。

大腾表示，这么做最主要有两个用意：

(1）保留原先的纪录以供辨认（也就是留下证据）·防止因为行程变更或针对计划修改而引发纠纷；

(2）避免在修改后又想改回原状时，还要重写一次，或是手边记录已被擦掉或涂黑·只得重新询问当初的决议内容，不公麻烦，也容易给人负面观感。

2、记录修改原因：不犯相同的错

在更新或修改笔记资讯时·也可以在旁过附注修改的原因，或是这件事带给自己什么感觉等相关意见·提醒自己下次别再为了相同理由而必须修改。

例如，和客户原本钓好的见面时间发生变更，可能是因为客户在那个时段日后都有固定例会要开，把原因能记录下来．下次就能避开。又或者学习笔记上

的内容修改，可能是因为自己背错了某个公式·或套用了错误数据，写下原因。就能提醒自己下次小心，不再犯相同错误。

3、醒目标示重点或大错：每次翻阅笔记时都能得到警惕

《考上第一志愿的笔记本》一书建议，只要是格外需要注意的部分，例如犯了重大错误，或是务必要记住的重点，最好能以粗体字标示在显眼处，好让自己翻到那一页笔记时，最先映入眼里的就是那个大错或重点，立即得到提醒。